Arbeidsplan

Hvorfor er det viktig med en arbeidsplan inn i ett HR-system?

Så, hvorfor er det viktig med en arbeidsplan inn i et HR-system? De aller fleste arbeidstakere jobber etter normale arbeidstidsordninger. Dvs. 8 timers arbeidsplan med fratrekk på lunsj på 30 minutter. Dvs. 7,5 timer den ansatte jobber basert på en 100% stilling. Arbeidsplanen er lagt til «grunn» for beregning av mulig arbeidet tid, slik at fraværs rapporter blir beregnet korrekt.

Viktige funksjoner med 4human arbeidsplan

Tidsskjema

Benyttes til å bygge arbeidsplaner. Kan legge inn et tidsskjema pr. dag i én plan. Kan grupperes i «Tidsskjemagrupper» dersom det benyttes mange forskjellige tidskjemaer. Tidsskjemaer inneholder:

Planlagt arbeidstid og evt. pausetid
Lønnsarter for planlagt arbeidstid

Standard arbeidsplan

Benyttes på ansatte med standard arbeidstid (f.eks. kl. 08.00 – 16.00).
Alle ansatte som ikke er tilknyttet annen plan (skiftplan eller plansamling) får generert standard arbeidsplan dag for dag.

Egendefinert skiftplan

«Standard arbeidsplan» definert for den enkelte ansatte. F.eks. deltidsansatte med ukefridag(er).

Skiftplan

Arbeidsplaner for en gruppe ansatte i en gitt periode, hvor arbeidsplanen også vises frem i tid. Brukes der ansatte har lik arbeidsplan.

Plansamling

Arbeidsplaner for en gruppe ansatte i en gitt periode, der arbeidsplanen også vises frem i tid. Brukes der ansatte har individuelle arbeidsplaner.

Detaljert plan

Viser faktisk arbeidsplan for alle ansatte (uavhengig av type arbeidsplan man er planlagt i). Løpende endringer i planen gjøres her, f.eks. endring av tidsskjema på en konkret dato. Detaljert plan er grunnlaget for hva som kommer inn i timelisten.

Hva er en arbeidsplan?

En arbeidsplan er en plan over når dine ansatte skal arbeide i din bedrift. En bedrift som produserer hele døgnet, krever at man har ulike skift gjennom arbeidsdøgnet.

Man kan definere ulike skiftplaner med angivelse av jobbstart og jobbstopp pr. døgn pr. uke over en gitt periode for ulike grupper ansatte.

Målsetning er at både ledere og ansatte har en oversikt over når den enkelte ansatte skal være i jobb.

Hvorfor utarbeide en arbeidsplan?

Ifølge arbeidsmiljøloven § 10-3, skal en slik plan utarbeides hvis ansatte jobber til forskjellige tidspunkt på døgnet:

AML, § 10-3 sier bl.a. “Dersom arbeidstakerne arbeider til ulike tider på døgnet, skal det utarbeides en arbeidsplan som viser hvilke uker, dager og tider den enkelte arbeidstaker skal arbeide. Arbeidsplanen skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakernes tillitsvalgte”.

En godt utarbeidet skift- eller turnusplan blir først og fremst viktig for virksomheter med turnusordninger, hvor det viktig å få på plass en felles oversikt for bedriften slik at de ivaretar de tjenester eller produksjoner som virksomheten skal levere. En god skiftplan gjør det lettere for deg som leder å møte behovene til hver av dine medarbeidere samt at ansatte er klar over sine avtalte arbeidstider.

Arbeidsplan for bedrifter

Med god planlegging, kan du sette opp en plan på en effektiv og oversiktlig måte. Du kan definere hvordan skiftplanen vil se ut, og koble denne opp mot dine ansatte, grupper av ansatte og avdelinger i virksomheten.

Dine ansatte kan selv se sin egen arbeidsplan på mobilen for å avklare hvilket skift en skal på arbeid, slik at det reduserer henvendelser til nærmeste leder. Leder har også tilgang til å justere planer ved behov samt bestemme pr. ansatt at arbeidsplanen legges til grunn som registrert tid. I disse tilfellene vil timene i arbeidsplanen være grunnlag for overføring til lønnssystemet.

Hvordan lage en arbeidsplan?

Sørg først for at dine ansatte gjør de riktige oppgavene
Definer grupper av ansatte i forhold til stilling og kompetanse
Kjenn til dine ansattes sterke og svake sider
Sett realistiske og oppnåelige mål
Definer aktuelle tillegg
Sett opp døgnplaner, skiftplaner og turnusplaner
Definer hvordan skiftplanen skal se ut
Koble planen opp mot andre ansatte og avdelinger

Arbeidsplan mal

Med vår planmodul får man tilgang til et eget oppsett som erstatter tidligere Excel maler for skiftordninger.

Hvem kan lage en arbeidsplan?

Ledere med tilgang til planmodul kan lage og endre løpende skiftplaner. Normalt vil dette være personer med ansvar for ressurs- og skiftplanlegging i en virksomhet.

Digital arbeidsplan

Med en digital arbeidsplan trenger du ikke rote deg vekk i uendelige Excel og Word-dokumenter. Med vår skybaserte løsning, har både leder og ansatte all informasjon liggende på ett sted vedrørende løpende arbeidsplaner i din virksomhet.

Sammen med vår time- og fraværsmodul vil man i tillegg få varsler til din PC eller telefon ved eventuelt fravær og sykefravær.

Krav til en arbeidsplan

Arbeidsplan utarbeides av arbeidsgiver i samarbeid med arbeidstakernes tillitsvalgte. Arbeidsplanen skal være lett tilgjengelig for arbeidstaker så tidlig som mulig, og som hovedregel senest to uker før den starter. Eventuelle endringer i planen skal drøftes med samme frist.

Det er nødvendig å lage en arbeidsplan når arbeidstaker jobber til ulike tider på døgnet og arbeidstiden ikke kan fastsettes konkret i arbeidsavtalen. Dette er aktuelt hvis arbeidstakerne arbeider turnus eller skiftordning.

Planen skal vise hvilke uker, dager og tider arbeidstakere skal arbeide. En arbeidsplan bidrar til at arbeidstaker får en forutsigbar arbeidstid.