I 4human TQM jobber vi kontinuerlig med å gjøre kvalitetsstyring enklere, mer oversiktlig og mer tilpasset hverdagen i virksomheten. I vårt siste webinar presenterte vi to viktige forbedringer i dokument- og hendelsesmodulen, samt et glimt av hva som kommer videre. Her er en oppsummering av nyhetene.

En av de største forbedringene i dokumentmodulen er utvidet støtte for forhåndsvisning av dokumenter. Målet er å gi brukerne rask tilgang til riktig informasjon – uten unødvendige nedlastinger.

For best funksjonalitet bør dokumenter lastes opp som Word-filer, ikke PDF. Når dokumenter lastes opp som PDF direkte i TQM, mister man muligheten til:

• Systemgenerert topp- og bunntekst
• Mulighet for forhåndsvisning

Ved å bruke Word som utgangspunkt, vil du som administrator kunne styre:

• Hvordan dokumenter åpnes (forhåndsvisning, utskrift, nedlasting)
• Hvilke ikoner og klikk som gir forhåndsvisning
• Styre leseversjon av vedlegg, dokumenter på «Min side» og i versjonsarkivet

Alle innstillinger samles i én oversiktlig matrise i administrasjonsmodulen, slik at visningen kan styres konsekvent på tvers av løsningen.

Tips:
Unngå å sette egne leserversjoner per dokument med mindre det er helt nødvendig. Slike valg overstyrer toppnivåinnstillingene og kan føre til uforutsigbar visning.

I hendelsesmodulen har vi gjort flere forbedringer som gir bedre oversikt og mer fleksibilitet i saksbehandlingen. Funksjonen ble lansert i 2025, men vi opplever at ikke alle har fått det med seg.

Ny mulighet: Overstyring av prosessansvarlig per hendelse:

1. Registrer hendelse på ønsket prosess
2. Prosessansvarlig som mottaker av hendelsen, velger om saken skal tildeles en annen bruker i systemet, uavhengig av rolle.

Dette gir større fleksibilitet i organisasjoner der ansvar ikke alltid følger prosesskartet.

Samtidig har vi gjort det tydeligere for sluttbruker hvem som mottar saken, allerede i registreringsbildet. Ansvarlig vises dynamisk basert på valgt prosess.

Når ansvarlig endres, vil dette fremkomme i:

• Søkeresultater, utskrift og eksport
• Varslinger og epost går til ny ansvarlig
• All historikk loggføres og kan spores i saken

Prosessansvarlig har fortsatt skrivetilgang og kan følge saken.

Vi er i gang med en større modernisering av TQM, modul for modul. Hendelsesmodulen blir første steg etter at løsningen migreres til AWS før sommeren.

Blant det som er på vei:

• Ny modulnavigering i TQM
• Dynamiske hendelsesskjemaer
  – Kunden oppretter egne maler for registrering. Eksempelvis kan du lage en mal for registrering av avvik, som består av andre felter sammenliknet med mal for forbedringsforslag.
• Mer fleksibel saksbehandling for både registrator og ansvarlig
• Bedre støtte for ulike typer hendelser og arbeidsflyt

Vi tar gjerne imot innspill – spesielt knyttet til ansvar, roller og fleksibilitet i hendelsesmodulen. Dette er verdifulle bidrag i videreutviklingen.