Processkartläggning

En bra processkarta gör det enkelt för medarbetarna att få en överblick över verksamheten. Hur ska du gå tillväga för att rita en bra processkarta?

ISO 9001 uppmuntrar oss att arbeta processbaserat. Utmaningen för de flesta organisationer är att skapa tydliga processkartor som alla medarbetare lätt kan känna igen. Det är också viktigt att enkelt kunna se vad som ärmitt ansvarsområde och hur detta ansvarsområde förhåller sig till resten av organisationen.

Först och främst: Varför processkartor

Först och främst måste du förstå skillnaden mellan ett klassiskt organisationsschema och en processkarta.

Ett organisationsschema är en vertikal och funktionell beskrivning av verksamheten. Ett organisationsschema säger ingenting om vad vi gör, vem vi gör det för eller hur vi gör det.

Och processkarta visar organisationen som ett system där kunden, produkten och arbetsflödet hänger ihop. Det blir möjligt att se hur arbetet verkligen utförs genom processer som sträcker sig över funktionella gränser och avdelningar.

ISO 9001 är mycket specifik här och kräver att du identifierar processer och hanterar dem för att uppfylla kundernas förväntningar. Att styra enligt processer är därför nödvändigt om du vill ha en ISO-certifiering och rekommenderas alltid.

Genom att upprätta en processkarta kan medarbetaren se hela produktionslinjen i stället för att bara fokusera på att maximera sina mål inom den egna avdelningen.

Processkategorier

Processer delas ofta in i tre kategorier: Kärnprocesser, stödprocesser och ledningsprocesser.

Kärnprocess

När man arbetar med kvalitet bör kärnprocesserna ha ett kundfokus. När man bestämmer vilka processer som är kärnprocesser börjar man med kundens behov och slutar med kundnöjdhet. De följer betalningsviljan. Det här är de processer som direkt driver intäkterna och som står för utveckling och leverans av dina produkter och tjänster.

Stödprocess

Stödprocesser är de processer vars syfte är att hjälpa huvudprocesserna att skapa nöjda kunder. De skapar inte värde direkt, utan förbrukar resurser för att stödja huvudprocesserna. Exempel på sådana processer är fakturering, IT-support och HR.

Förvaltningsprocess

Syftet med ledningsprocesser är att lägga fast strategin och staka ut kursen för organisationen. I vissa fall kan det vara svårt att avgöra vad som är stödprocesser och vad som är kärnprocesser. Här kommer en bra utvärdering att ge rätt svar.

Processkartläggning i praktiken

Det finns flera sätt att kartlägga processer. En metod som vi har god erfarenhet av i 4human QM365 är att samla ett mindre antal kunniga personer från alla delar av organisationen. Om det är en stor organisation kan man dela upp den i flera undergrupper med samma metodik.

1. 
   Tyst brainstorming Alla sitter runt samma bord. Frågan som alla får är: Vad är det som händer i vårt företag? Vad är det jag gör? Alla skriver på lappar, nyckelord, tyst, utan samarbete. Tid ca 10 min.
2. 
   Klisterlappar på väggen: Alla klisterlappar bör sättas upp på väggen eller på en whiteboard.
3. Tyst sortering: Gruppering av anteckningar som liknar varandra och hör ihop (affinitetsmetoden). Detta görs utan att diskutera eller prata. Försök att sortera anteckningarna i en naturlig ordning. Lappar med anknytning till ledarskap ska ligga överst, stöd ska ligga längst ner och ett stort block i mitten är kärnan. Avsätt 10-15 minuter för detta.
4. Sätt namn på varje grupp av anteckningar. Sträva efter att använda verb + substantiv. T.ex. "Ta bort färg" och "Leverera offert" i stället för "Ta bort färg" och "Leverera offert". På så sätt får du en aktiv, snarare än en passiv, processkarta.

Fördelen med denna metodik är att man kan samla in mycket information på mycket kort tid. Diskussioner är ofta tidskrävande och detta undviks till stor del när man använder sig av metoden som beskrivs ovan. Du skapar delaktighet och ägarskap. Alla får bidra till processkartan - den ritas inte av QA-chefen som använder sina ord och begrepp och sätter upp det han tycker är relevant.

Om du arbetar i ett företag som har produktionsscheman, arbetsscheman eller flödesscheman, måste du överväga att arbeta lite annorlunda för denna del för att säkerställa att flödet blir korrekt.

Upprätta en processkarta

En bra processkarta är en viktig grund för att bygga ett enkelt och begripligt ledningssystem - oavsett vilken standard som ska implementeras, så efter en bra processkartläggning har du en bra grund för att bygga din egen grafiska processkarta. I vårt ledningssystem är det enkelt gjort. Det finns funktioner för att utforma varje ruta som man vill när det gäller storlek, färg och önskad ikon. Du utformar också önskad text och realisering mellan rutorna med grafiska element som pilar och linjer.

Även om den rika funktionaliteten möjliggör avancerade processkartor rekommenderar vi att dessa kartor görs så enkla som möjligt. Kom ihåg att de ska ge värdefull information inte bara till certifieraren eller kvalitetschefen, utan kanske först och främst till varje enskild medarbetare. Då måste processkartan vara lätt att förstå och lätt att använda. Vår programvara har kraftfulla funktioner för att länka all relevant information till den enskilda processen, t.ex:

• Processbeskrivning - dokumentation som syns direkt i kartan (klicka på bilden för att se en större version).
• Dokument - styrdokument, mallar och registreringar
• Aktiviteter - ytterligare dokumentation i textrutor
• Risker
• Lagar och krav
• Mål
• Länkar till relevanta webbplatser och verktyg

Dessutom kan processkartan sorteras efter befattningar och roller så att en användare kan se all information som är relevant för just honom eller henne. Processkartan kan även hantera olika organisationer och stora avdelningar där vissa processer kan delas om så önskas.

Vi på 4human QM365 har lång erfarenhet av att hjälpa våra kunder att skapa enkla och effektiva processkartor!

Behöver du hjälp med processkartläggning?

Kontakta oss gärna för ett förutsättningslöst samtal om hur vi kan stödja ert arbete med processkartläggning. Vi kan hjälpa dig med programvara för att ta fram och kommunicera din processkarta - och vi har konsulter som kan hjälpa dig att kartlägga dina processer.