Dokumenthantering

Dokumenthantering fokuserar på att redigera, godkänna, lagra och organisera dokument. Målet är att dokumentationen ska vara uppdaterad, korrekt och tillgänglig för hela organisationen.

Utan ett formellt dokumenthanteringssystem på plats skapas och lagras dokumentation ofta på ett okontrollerat och decentraliserat sätt med spridda fildelningar på servrar och individuella hårddiskar. Det är här flera problem uppstår. Det gör det svårt för medarbetarna att hitta, dela och samarbeta effektivt kring innehåll. Det gör det också svårt för organisationen att använda värdefull företagsinformation och data i dokumenten. Bristande dokumenthantering kan också leda till att olika medarbetare har olika versioner av dokumenten. Det är lätt att se hur detta kan leda till både onödiga fel och kostnader för organisationen.

Har du lagt ner tid på att leta efter rätt dokument?

Kvalitetssäkra dina dokument

De flesta organisationer behöver idag strukturera detta arbete på ett sätt som går utöver traditionell mapplagring. Viktiga dokument kräver ofta både remissrundor och godkännande i ett eller flera steg. Det är också viktigt att ha möjlighet att publicera till olika dokumentområden i valfritt format. Detta innebär vanligtvis originalformatet eller PDF. Detta bidrar till att säkerställa kvaliteten på organisationens dokumentation i alla led.

Vill du se vår lösning för dokumenthantering?

Bra verktyg för dokumenthantering

Dokumenthantering i QM365 säkerställer god kvalitet på styrdokumenten i företaget, och uppfyller kraven i ISO 9001. Ett separat område är avsatt för att upprätta och kvalitetssäkra styrdokument. Detta inkluderar bland annat remisser och godkännande av de färdiga dokumenten. God historik, ändringsloggar och versioner är också avgörande för att alla ändringar ska vara spårbara. Ledningssystemet hanterar även dokument som inte kräver godkännande. Detta inkluderar till exempel planer, revisioner, protokoll och checklistor.

Uppgifter från arbetsytan för dokument skickas automatiskt till de personer som tilldelats de olika dokumentuppgifterna.

Korrekt och uppdaterad dokumentation

Med hjälp av dokumenthanteringsverktyget kan du skapa ett nytt dokument från grunden eller utifrån en önskad mall. När dokumentet är klart kan du skicka ut det för samråd och kommentarer. När samrådsperioden är över revideras dokumentet baserat på synpunkterna och kan sedan skickas för godkännande i ett till tre steg beroende på organisation. När dokumentet publiceras görs det automatiskt tillgängligt i alla processer som dokumentet är taggat till. När dokumentet revideras nästa gång kommer det också automatiskt att uppdateras på alla placeringar för alla anställda.