Zarządzanie dokumentami
Zarządzanie dokumentami koncentruje się na edytowaniu, zatwierdzaniu, przechowywaniu i organizowaniu dokumentów. Celem jest zaktualizowana, poprawna i dostępna dokumentacja dla całej organizacji.
Bez formalnego systemu zarządzania dokumentami dokumentacja jest często tworzona i przechowywana w niekontrolowany i zdecentralizowany sposób, z rozproszonymi udziałami plików na serwerach i indywidualnych dyskach twardych. W tym miejscu pojawia się kilka problemów. Utrudnia to pracownikom wyszukiwanie, udostępnianie i efektywną współpracę nad treścią. Utrudnia to również organizacji korzystanie z cennych informacji i danych firmowych zawartych w dokumentach. Brak zarządzania dokumentami może również prowadzić do posiadania przez różnych pracowników różnych wersji dokumentów. Łatwo zauważyć, że może to prowadzić zarówno do niepotrzebnych błędów, jak i kosztów dla organizacji.
Poświęciłeś czas na szukanie odpowiedniego dokumentu?
Zapewnienie jakości dokumentów
Większość dzisiejszych organizacji musi zorganizować tę pracę w sposób wykraczający poza tradycyjne przechowywanie folderów. Kluczowe dokumenty często wymagają zarówno konsultacji, jak i zatwierdzenia w jednym lub kilku etapach. Ważne jest również, aby mieć możliwość publikowania w różnych obszarach dokumentów w dowolnym formacie. Zwykle oznacza to format oryginalny lub PDF. Pomaga to zapewnić jakość dokumentacji organizacji na wszystkich etapach.
Chcesz zobaczyć nasze rozwiązanie do zarządzania dokumentami?
Dobre narzędzie do zarządzania dokumentami
Zarządzanie dokumentami w QM365 zapewnia dobrą jakość dokumentów zarządczych firmy i spełnia wymagania normy ISO 9001. Oddzielny obszar został wydzielony w celu przygotowania i zapewnienia jakości dokumentów zarządczych. Obejmuje to konsultacje i zatwierdzanie gotowych dokumentów. Dobra historia, dziennik zmian i wersje są również niezbędne, aby wszystkie zmiany były identyfikowalne. System zarządzania obsługuje również dokumenty, które nie wymagają zatwierdzenia. Obejmuje to na przykład plany, rewizje, protokoły i listy kontrolne.
Zadania z obszaru roboczego dokumentów są automatycznie wysyłane do osób przypisanych do różnych zadań związanych z dokumentami.
Prawidłowa i aktualna dokumentacja
Za pomocą narzędzia do zarządzania dokumentami można utworzyć nowy dokument od podstaw lub na podstawie wybranego szablonu. Gdy dokument jest gotowy, można wysłać go do konsultacji i komentarzy. Po zakończeniu okresu konsultacji dokument jest poprawiany na podstawie uzyskanych informacji, a następnie może zostać wysłany do zatwierdzenia w jednym do trzech kroków, w zależności od organizacji. Po opublikowaniu dokument jest automatycznie udostępniany we wszystkich procesach, do których jest przypisany. Podczas kolejnej weryfikacji dokument zostanie również automatycznie zaktualizowany na wszystkich stażach dla wszystkich pracowników.