Mapowanie procesów

Dobra mapa procesów ułatwia pracownikom uzyskanie ogólnego obrazu firmy. Jak stworzyć dobrą mapę procesów?

Norma ISO 9001 zachęca nas do pracy w oparciu o procesy. Dla większości firm wyzwaniem jest stworzenie przejrzystych map procesów, które wszyscy pracownicy będą mogli łatwo rozpoznać. Ważne jest również, aby móc łatwo zobaczyć, za jaki obszar odpowiedzialności jestem odpowiedzialny i w jaki sposób ten obszar odpowiedzialności jest powiązany z resztą firmy.

Po pierwsze: Dlaczego mapy procesów

Najpierw musisz zrozumieć różnicę między klasycznym schematem organizacyjnym a schematem procesu.

Schemat organizacyjny to pionowy i funkcjonalny opis przedsiębiorstwa. Schemat organizacyjny nie mówi nic o tym, co robimy, dla kogo to robimy, ani w jaki sposób to robimy.

Mapa procesów z kolei przedstawia organizację jako system, w którym klient, produkt i przepływ pracy są ze sobą powiązane. Możliwe staje się zobaczenie, w jaki sposób praca jest faktycznie wykonywana poprzez procesy przekraczające granice funkcjonalne i działy.

Norma ISO 9001 jest tutaj bardzo szczegółowa i wymaga zidentyfikowania procesów i zarządzania nimi w celu spełnienia oczekiwań klientów. Zarządzanie zgodnie z procesami jest zatem niezbędne, jeśli chcesz posiadać certyfikat ISO i jest zawsze zalecane.

Stworzenie mapy procesu pomaga pracownikowi zobaczyć całą linię produkcyjną, zamiast skupiać się tylko na maksymalizacji swoich celów w ramach własnego działu.

Kategorie procesów

Procesy najczęściej dzielimy na trzy kategorie: procesy podstawowe, procesy pomocnicze i procesy zarządzania.

Proces podstawowy

Podczas pracy z jakością podstawowe procesy powinny koncentrować się na kliencie. Podejmując decyzję o tym, które procesy są kluczowe, należy zacząć od potrzeb klienta, a skończyć na jego zadowoleniu. Podążają one za gotowością do zapłaty. Są to procesy, które bezpośrednio napędzają przychody i reprezentują rozwój i dostarczanie produktów i usług.

Proces wsparcia

Procesy wspierające to procesy, których celem jest pomoc głównym procesom w tworzeniu zadowolonych klientów. Nie tworzą one bezpośrednio wartości, ale zużywają zasoby w celu wsparcia głównych procesów. Przykłady obejmują fakturowanie, wsparcie IT i HR.

Proces zarządzania

Celem procesów zarządzania jest ustalenie strategii i wytyczenie kursu dla organizacji. W niektórych przypadkach może być trudno określić, co jest wsparciem, a co podstawowymi procesami. W tym przypadku dobra ocena zapewni właściwą odpowiedź.

Mapowanie procesów w praktyce

Istnieje kilka sposobów mapowania procesów. Metodologia, z którą mamy dobre doświadczenie 4human QM365 ma na celu zebranie kilku kompetentnych osób ze wszystkich obszarów firmy. Jeśli jest to działalność kompleksowa, można ją podzielić na kilka podzbiorów, stosując jednak tę samą metodologię.

1. Cicha burza mózgów

Wszyscy siedzą przy tym samym stole. Pytanie, które zadaje sobie każdy brzmi: Co dzieje się w naszej firmie? Co mam zrobić? Wszyscy zapisują na żółtych karteczkach słowa-klucze, po cichu, bez współpracy. Czas około 10 minut

2. Łatanie ściany:

Wszystkie żółte notatki powinny być wywieszone na ścianie lub tablicy.

3. Sortowanie ciche:

Grupowanie fragmentów podobnych do siebie i należących do siebie (metoda powinowactwa). Odbywa się to bez dyskusji i rozmów. Spróbuj posegregować notatki w naturalnej kolejności. Notatki dotyczące przywództwa powinny znajdować się na górze, notatki dotyczące wsparcia na dole, a duży blok pośrodku powinien stanowić rdzeń. Poświęć na to 10–15 minut.

4. Nazwij każdą grupę notatek.

Staraj się używać czasownika + rzeczownika. Na przykład „Usuń farbę” i „Dostarcz ofertę” zamiast „Usuń farbę” i „Zaoferuj dostawę”. W ten sposób otrzymujesz aktywną, a nie pasywną mapę procesów.
Zaletą tej metodologii jest to, że można zebrać wiele informacji w bardzo krótkim czasie. Dyskusje są często czasochłonne, czego można w dużej mierze uniknąć, stosując metodę opisaną powyżej. Tworzysz zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności. Każdy może przyczynić się do powstania mapy procesu - nie jest ona rysowana przez menedżera QA, który używa swoich słów i koncepcji oraz umieszcza to, co uważa za istotne.
Jeśli pracujesz w firmie, w której stosuje się schemat produkcji, schemat pracy lub schemat przepływu, powinieneś rozważyć nieco inne podejście do tej części, aby mieć pewność, że przepływ będzie poprawny.

Tworzenie mapy procesów

Dobrze opracowana mapa procesów stanowi ważny fundament przy tworzeniu prostego i zrozumiałego systemu zarządzania – niezależnie od tego, jaką normę zamierzasz wdrożyć. Dzięki temu, mając dobrą mapę procesów, będziesz mieć dobrą podstawę do zbudowania własnej graficznej mapy procesów. W naszym systemie zarządzania jest to proste. Dostępne są funkcje pozwalające zaprojektować każde pole według własnych upodobań, pod względem rozmiaru, koloru i wybranej ikony. Możesz również zaprojektować pożądany tekst i relacje między polami za pomocą elementów graficznych, takich jak strzałki i linie.

Mimo że bogata funkcjonalność umożliwia tworzenie zaawansowanych map procesów, zalecamy, aby mapy te były jak najprostsze. Należy pamiętać, że powinny one dostarczać cennych informacji nie tylko osobie certyfikującej lub kierownikowi ds. jakości, ale być może przede wszystkim każdemu pracownikowi.

Następnie mapa procesu musi być łatwa do zrozumienia i prosta w użyciu. Nasze oprogramowanie posiada zaawansowane funkcje umożliwiające połączenie wszystkich istotnych informacji z poszczególnymi procesami, takie jak:

Wszystkie informacje na temat podprocesu są dostępne bezpośrednio z mapy procesu w QM365 Manage.

  • Opis procesu - dokumentacja widoczna bezpośrednio na mapie (kliknij obraz, aby zobaczyć większą wersję).
  • Dokumenty - dokumenty dotyczące zarządzania, szablony i rejestracje
  • Działania - dodatkowa dokumentacja w polach tekstowych
  • Ryzyko
  • Przepisy i wymagania
  • Cel
  • Linki do odpowiednich stron internetowych i narzędzi
Ponadto mapa procesów może być sortowana według stanowisk i ról, dzięki czemu użytkownik może zobaczyć wszystkie istotne dla niego informacje. Mapa procesów może również obsługiwać różne organizacje i duże działy, w których niektóre procesy mogą być współdzielone w razie potrzeby.

W 4human W QM365 mamy bogate doświadczenie w pomaganiu naszym klientom w tworzeniu prostych i dobrych map procesów!

Potrzebujesz pomocy w mapowaniu procesów?

Zachęcamy do skontaktowania się z nami w celu niezobowiązującej rozmowy na temat tego, w jaki sposób możemy wesprzeć pracę nad mapowaniem procesów. Możemy pomóc Ci z oprogramowaniem do sporządzania i komunikowania mapy procesów - i mamy konsultantów, którzy mogą pomóc w mapowaniu procesów.