Opanować ISO 9001: Jak tworzyć skuteczne mapy procesów

Skuteczne mapowanie procesów dla certyfikacji ISO 9001

Dla wielu firm certyfikat ISO 9001 stanowi ważny kamień milowy, sygnalizujący wyraźne zaangażowanie w jakość i zadowolenie klienta. Kluczowym elementem ISO 9001 jest zarządzanie oparte na procesach, które wymaga jasnego i kompleksowego mapowania procesów. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, jak zaprojektować efektywne mapy procesów , które spełniają wymagania ISO 9001 i zapewniają pracownikom jasne zrozumienie działalności firmy.

Dlaczego mapowanie procesów jest ważne?

W przeciwieństwie do tradycyjnych schematów organizacyjnych, schematy procesów pokazują, jak firma funkcjonuje jako dynamiczny system, ilustrując powiązania między klientami, produktami i przepływami pracy. Norma ISO 9001 kładzie duży nacisk na identyfikację i zarządzanie procesami w celu spełnienia oczekiwań klientów. Dlatego mapowanie procesów jest nie tylko zalecane, ale wręcz konieczne.

Trzy główne kategorie procesów

Procesy zazwyczaj dzielimy na trzy grupy:

Procesy podstawowe

Stanowią one serce biznesu i służą zaspokajaniu potrzeb klientów. Generują bezpośrednie przychody i obejmują rozwój oraz dostarczanie produktów lub usług.

Procesy wsparcia

Wspierają one kluczowe procesy, nawet jeśli nie generują bezpośrednio wartości. Przykładami są rozliczenia, wsparcie IT i dział HR.

Procesy zarządzania

Wyznaczają one kierunek strategiczny i zarządzają firmą. Oddzielenie ich od procesów pomocniczych może być trudne, a dokładna ocena jest ważna dla prawidłowej klasyfikacji.

Jak stworzyć skuteczną mapę procesów

Sprawdzona metodologia, stosowana m.in. w 4human QM365 , polega na gromadzeniu kompetentnych osób z różnych części organizacji:

1. Cicha burza mózgów

Zbierz zróżnicowaną grupę pracowników.
Zadaj sobie pytanie: „Co dzieje się w naszej firmie?”
Każdy uczestnik w ciszy przez około 10 minut zapisuje słowa kluczowe na karteczkach samoprzylepnych.

2. Sortowanie i strukturyzacja

Umieść wszystkie notatki na ścianie lub tablicy.
Grupuj podobne notatki bez dyskusji (metoda powinowactwa).
Umieść notatki dotyczące zarządzania na górze, informacje dotyczące wsparcia na dole, a główne procesy na środku.

3. Nazwij procesy

Stosuj czasowniki i rzeczowniki opisujące czynności, takie jak „usunąć farbę” lub „podawać cytat”, zamiast abstrakcyjnych tytułów, takich jak „usuwanie farby”.

4. Zbuduj mapę procesu

Dobra mapa procesów zapewnia przejrzysty i zrozumiały system zarządzania.
W naszym systemie możesz dostosować rozmiar pola, kolory, ikony i tekst, a także używać elementów graficznych, takich jak strzałki i linie, aby pokazać zależności.

5. Postaw na prostotę

Chociaż system obsługuje zaawansowane mapy, zalecamy prostotę i przejrzystość. Mapy powinny być przydatne dla wszystkich pracowników – nie tylko dla kierowników ds. jakości czy jednostek certyfikujących.

Dodatkowe korzyści

Nasze oprogramowanie oferuje funkcje takie jak sortowanie według stanowisk i obowiązków, dzięki czemu każdy użytkownik widzi tylko istotne informacje. Można je również dostosować do większych organizacji i działów, uwzględniając procesy współdzielone.