Opanować ISO 9001: Jak tworzyć skuteczne mapy procesów

Dla wielu firm uzyskanie certyfikatu ISO 9001 jest kamieniem milowym. Świadczy to o zaangażowaniu w jakość i zadowoleniu klientów. Ważną częścią zgodności z normą ISO 9001 jest zarządzanie oparte na procesach, które wymaga jasnego i kompleksowego mapowania procesów. W tym poście zgłębimy sztukę tworzenia skutecznych map procesów, które nie tylko spełniają normę ISO 9001, ale także zapewniają pracownikom jasny przegląd operacji organizacji.

Dlaczego mapowanie procesów jest ważne: Zanim zagłębimy się w szczegóły mapowania procesów, zrozummy, dlaczego jest ono ważne. W przeciwieństwie do tradycyjnych schematów organizacyjnych, mapy procesów pokazują, w jaki sposób firma działa jako dynamiczny system, pokazując powiązania między klientami, produktami i przepływami pracy. ISO 9001 kładzie szczególny nacisk na identyfikację i zarządzanie procesami w celu spełnienia oczekiwań klientów, dzięki czemu mapowanie procesów jest nie tylko zaleceniem, ale koniecznością dla uzyskania certyfikatu ISO.

Kategorie procesów: Mapowanie procesów zazwyczaj dzieli procesy na trzy grupy: Procesy Podstawowe, Procesy Wspierające i Procesy Zarządzające.

1. Podstawowe procesy: Podstawowe procesy są sercem Twojej firmy. Polegają one na zaspokajaniu potrzeb klientów i zapewnianiu ich satysfakcji. Procesy te generują bezpośrednie przychody i obejmują rozwój i dostarczanie produktów lub usług.

2. Procesy pomocnicze: Procesy pomocnicze istnieją po to, aby wspierać procesy podstawowe. Nawet jeśli nie tworzą bezpośrednio wartości, wykorzystują zasoby do wspierania głównych funkcji. Przykłady obejmują fakturowanie, wsparcie IT i HR.

3. Procesy zarządzania: Procesy zarządzania są odpowiedzialne za wyznaczanie kierunków strategicznych. Czasami rozróżnienie pomiędzy procesami wspierającymi i podstawowymi może być trudne. Dokładna ocena jest ważna, aby prawidłowo je sklasyfikować.

Mapowanie procesów w praktyce: Zbadajmy, w jaki sposób można tworzyć skuteczne mapy procesów. Jedna z metod, która okazała się skuteczna, szczególnie w naszej pracy w 4human QM365, polega na zebraniu kompetentnych osób z różnych części organizacji.

Cicha burza mózgów:

Zbierz zróżnicowaną grupę pracowników.

Zadaj pytanie: "Co się dzieje w naszej firmie?".

Każdy uczestnik zapisuje kluczowe słowa na karteczkach samoprzylepnych w ciszy przez około 10 minut.

Umieść notatki na ścianie: Umieść wszystkie karteczki samoprzylepne na ścianie lub tablicy.

Ciche sortowanie (metoda powinowactwa): Bez dyskusji pogrupuj podobne karteczki samoprzylepne. Postaraj się ustalić naturalny porządek. Umieść notatki związane z przywództwem na górze, wsparciem na dole i podstawowymi procesami w środku. Przeznacz na ten krok 10-15 minut.

Oznacz każdą grupę: Oznacz każdą grupę karteczek samoprzylepnych za pomocą czasowników i rzeczowników. Na przykład "usuwanie farby" i "dostarczanie wyceny" zamiast "usuwanie farby" i "dostarczanie wyceny". Tworzy to aktywną mapę procesu.

Tworzenie mapy procesów: Dobrze sformułowana mapa procesów stanowi podstawę jasnego i zrozumiałego systemu zarządzania. Niezależnie od wdrażanego standardu, dokładne mapowanie procesów stanowi doskonały początek. W naszym systemie zarządzania jest to łatwe dzięki możliwości dostosowania rozmiaru pola, koloru, ikon i tekstu. Można również użyć elementów graficznych, takich jak strzałki i linie, aby wskazać połączenia między polami.

Zachowaj prostotę: Chociaż nasze oprogramowanie obsługuje skomplikowane mapy procesów, zalecamy, aby były one tak proste, jak to tylko możliwe. Pamiętaj, że mapy te powinny dostarczać cennych informacji nie tylko jednostkom certyfikującym lub kierownikom ds. jakości, ale być może przede wszystkim każdemu pracownikowi. Z tego powodu prostota i przejrzystość powinny być głównymi zasadami.

Dodatkowe korzyści: Nasze oprogramowanie oferuje takie funkcje, jak sortowanie według ról i obowiązków, dzięki czemu każdy użytkownik widzi tylko te informacje, które są dla niego istotne. Można je również dostosować do większych organizacji i działów, umożliwiając w razie potrzeby uwzględnienie wspólnych procesów.

Potrzebujesz pomocy z mapowaniem procesów? Jeśli potrzebujesz pomocy z mapowaniem procesów lub potrzebujesz oprogramowania do projektowania i skutecznego przekazywania map procesów, zapraszamy do skontaktować się z nami. Nasz doświadczony zespół może udzielić wskazówek dotyczących mapowania procesów i pomóc we wdrożeniu systemu, który poprawi wydajność i jakość organizacji.