Zarządzanie odchyleniami

SIMPLI-App-lar-deg-registrere-hendelser-og-fylle-ut-sjekklister-direkte-fra-arbeidsplassen-small

Wszystkie normy ISO mają wspólną cechę – ich celem jest zapewnienie ciągłego doskonalenia w różnych obszarach zainteresowania poprzez zarządzanie niezgodnościami.

Opisy procesów i dokumenty zarządcze opisują organizację tak, jak powinna funkcjonować, ale świat nie jest idealny - każdy popełnia błędy i potrzebne są ciągłe ulepszenia. Aby wychwycić błędy i usprawnienia, zdarzenia te muszą być stale rejestrowane i należy na nie reagować.

Aby to osiągnąć, zgłaszanie przypadków i incydentów, a także ich przetwarzanie, muszą być usystematyzowane. Ważne jest również, aby osoba zgłaszająca otrzymała informację zwrotną na temat zgłoszonego przypadku.

W zależności od organizacji będzie on różnił się złożonością i liczbą poziomów. Doświadczenie pokazuje, że zgłoszenie sprawy musi być łatwe: Niezależnie od tego, czy jest to propozycja usprawnienia, incydent, odchylenie itp. Menedżerowie muszą również mieć możliwość łatwego przetwarzania przychodzących spraw.

Wiele firm decyduje się zatem na zakup systemu odchyleń. Według ISO odchylenie to zdarzenie, w którym coś w systemie odbiega od czegoś – na przykład procedura lub instrukcja. W praktyce wiele incydentów nie będzie więc odchyleniami, lecz czystymi incydentami. My w 4human QM365 w związku z tym woli nie nazywać tego systemem odchyleń, lecz raczej używać terminu system udoskonaleń.

Procedura w oferowanym przez nas systemie odchyleń.

Przetwarzanie odchyleń z 4human QM365

1. Rejestracja

Może wystąpić sytuacja niemalże katastrofalna lub pracownik może chcieć zgłosić sugestię dotyczącą usprawnienia. Stworzyliśmy system, który ułatwia użytkownikowi natychmiastowe zgłaszanie takich problemów.

Aby jeszcze bardziej ułatwić dostęp do systemu, możesz także połączyć się z aplikacją , aby dokonać rejestracji w terenie. Dotyczy to w szczególności grup zawodowych, które zazwyczaj nie mają dostępu do komputera, gdy wystąpi rozbieżność.

Dziś prawie każdy ma smartfona. W połączeniu z przyjazną dla użytkownika aplikacją oznacza to, że próg rejestracji jest niski. Na komputerze pracownik jest witany formularzem rejestracji, w którym niektóre pola są wstępnie zdefiniowane. Ułatwia to również pracownikowi w biurze zorientowanie się, co należy wypełnić, i zapewnia, że rejestracja nie trwa niepotrzebnie długo.

2. Przetwarzanie sprawy

Po wysłaniu wiadomości właściwy pracownik socjalny otrzymuje powiadomienie e-mailem. Wystarczy jedno kliknięcie, aby kierownik sprawy mógł odczytać wpisaną wiadomość. Następnym zadaniem pracownika socjalnego jest uzupełnienie szczegółowych informacji o zdarzeniu. Może to obejmować takie elementy, jak analiza przyczyn źródłowych; kierownik przypadku może ustalić, czy przypadek stanowi niezgodność, czy nie, ustalić, czy incydent jest związany z jakością, środowiskiem i/lub HSE, szkodami materialnymi, stratami operacyjnymi, powagą itp. Innym ważnym zadaniem dla kierownika przypadku jest podjęcie wszelkich niezbędnych działań. Środki te gwarantują, że sprawę będzie można zamknąć później. Do zadań pracownika socjalnego należy również przydzielenie właściwym osobom odpowiedzialności za podejmowane środki. Menedżerowie inicjatyw otrzymują następnie powiadomienia e-mailem o zadaniach, które muszą wykonać, oraz o wyznaczonym terminie realizacji zadania. System zawiera także automatyczne przypomnienia w przypadku wydłużenia tego terminu. Po podjęciu wszystkich działań urzędnik prowadzący sprawę może ją zamknąć. (Stopień skomplikowania procedury rozpatrywania przypadków niezgodności może być różny w zależności od rodzaju działalności.)

3. Kontrola następcza i weryfikacja środków

Aby mieć pewność, że ważne środki przyniosły skutek, należy to zweryfikować. Nasze narzędzie umożliwi zatem menedżerowi ds. danej sprawy utworzenie przypomnienia w odpowiednim terminie w przyszłości. Następnie wysyłane jest powiadomienie, a kierownik sprawy sprawdza i może potwierdzić lub zaprzeczyć, czy środek przyniósł oczekiwany skutek. Może to dotyczyć na przykład przypadków, w których konieczna jest zmiana rutyny w celu poprawy jakości. Następnie należy sprawdzić po jakimś czasie, czy przyniosło to oczekiwany efekt. Jeśli nie przyniesie to oczekiwanego efektu, możesz kontynuować pracę nad tą sprawą.

4. Wdrożenie

4human QM365 ma wieloletnie doświadczenie w obsłudze niezgodności i wdrażaniu przyjaznego użytkownikowi i użytecznego systemu niezgodności i doskonalenia. Nasi klienci mają wszystko, od garstki do setek pracowników. Specjalizujemy się w słuchaniu i obserwowaniu różnych organizacji, aby każdy klient mógł to zrobić w sposób, który rozpoznaje i korzysta z danych.

Nasz system ulepszeń/odchyleń Better ma konfigurację, która zasadniczo odpowiada potrzebom większości firm, ale tam, gdzie potrzebne są adaptacje i zmiany, zazwyczaj jest to proste zadanie. Wynika to z faktu, że jest on oparty na platformie SharePoint , a wszystkie adaptacje są przeprowadzane na wysokim poziomie, co sprawia, że jest to szybkie i proste.