Hvordan bør du som leder følge opp sykefravær blant ansatte som er småbarnsforeldre

4human - sykefraværsoppfølging

Bloggserie: Slik forenkler og forbedrer du arbeidsdagen din

Picture of Øyvind Johansen

Øyvind Johansen

Senior forretningsutvikler

Å håndtere sykefravær er en utfordrende oppgave for ledere, og det blir enda mer komplekst når ansatte er småbarnsforeldre. Småbarnsforeldre balanserer ofte jobb, omsorg for barna og egne helseutfordringer. Som leder er det din oppgave å støtte dem gjennom sykefravær og oppmuntre en sunn balanse mellom arbeid og familieliv. I dette blogginnlegget vil vi utforske hva du bør gjøre for å håndtere sykefraværet blant ansatte som er småbarnsforeldre på en empatisk og effektiv måte.

  1. Kommuniser tidlig og ofte

Den første nøkkelen til å håndtere sykefravær for småbarnsforeldre er å etablere god kommunikasjon. Så snart du får kjennskap til at en ansatt er syk, bør du ta kontakt for å vise omsorg og tilby støtte. Dette vil bidra til å bygge tillit og skape en trygg atmosfære for de ansatte.

  1. Respekter personvernet

Det er viktig å respektere personvernet til de ansatte når du håndterer sykefravær. Samtidig bør du sørge for at du er klar over eventuelle juridiske krav og rettigheter som gjelder for sykefraværsdokumentasjon og -rapportering.

  1. Fleksibilitet i arbeidsoppgaver og tidspunkt

Småbarnsforeldre kan ha ulike behov når det gjelder arbeidstid og arbeidsoppgaver. Vurder å tilby fleksibilitet, for eksempel muligheten for å justere arbeidstimer eller arbeide delvis hjemmefra. Dette kan bidra til å lette belastningen på dem og gi dem muligheten til å balansere omsorgsansvar og arbeid.

  1. Tilbud om støtte og ressurser

Som leder bør du tilby støtte og ressurser for småbarnsforeldre som er syke. Dette kan inkludere informasjon om helseforsikringsfordeler, tilgang til bedriftshelsetjenester og hjelp med å koordinere eventuell tilrettelegging av arbeidet når de er klare til å komme tilbake til jobb.

  1. Tydelig sykefraværspolicy

Sørg for at organisasjonen har en tydelig sykefraværs- og tilretteleggingspolicy som beskriver prosedyrer for å rapportere sykdom, krav til legeattester og rettigheter og plikter for både arbeidsgiver og ansatte. Dette gir klarhet og forutsigbarhet i håndteringen av sykefraværet.

  1. Tilstedeværelse og støtte på arbeidsplassen

Vis støtte og forståelse når de ansatte er tilbake på jobb etter sykefravær. Det kan være overgangsperioder der de må tilpasse seg igjen, og det er viktig å gi dem den støtten de trenger. Dette kan inkludere forståelse for at de kanskje ikke kan arbeide like mange timer i begynnelsen, eller at de trenger fleksibilitet i arbeidsoppgavene.

  1. Evaluering og tilpasning

Hvert sykefraværsscenarie er unikt, og det kan være nødvendig å tilpasse tilnærmingen basert på de individuelle behovene til den ansatte. Evaluer og tilpass prosessene dine basert på erfaringene og tilbakemeldingene fra de småbarnsforeldre som har vært gjennom sykefravær.

Å håndtere sykefravær for småbarnsforeldre krever en balanse mellom omsorg og forretningsbehov. Ved å følge disse retningslinjene og vise medfølelse og fleksibilitet, kan du som leder bidra til å skape en støttende og inkluderende arbeidskultur. Dette vil ikke bare hjelpe de ansatte med å takle sykefraværet på en bedre måte, men det vil også bidra til å beholde verdifulle talenter i organisasjonen på lang sikt.

Har dine ansatte behov for øyeblikkelig bistand fra lege, kan man aktivere tjenesten Helsetelefonen i samarbeid med Volvat som en tilleggsmodul i 4human HRM som du kan ringe når som helst, om hva som helst når det gjelder sykdom og helse. Sammen med sykefraværsoppfølgingsmodulen i HRM-systemet kan du som leder ha full kontroll på sykefraværet.

Last ned guide om 7 ting som bremser ned virksomheten din ved manglende sykefraværsoppfølging, og forstå hvordan du kan håndtere utfordringene som følger med.

Relaterte innlegg

Alt du trenger å vite om feriepenger

Alt du trenger å vite om feriepenger

Er du usikker på hvordan feriepenger fungerer? Feriepenger er en av de mest vanlige og viktige ytelsene som arbeidstakere mottar, men det kan være...

Hvordan bør en oppfølgingsplan se ut for syke ansatte?

Nordic-Crane-kundehistorie-bilde

Bloggserie: Slik forenkler og forbedrer du arbeidsdagen din

Øyvind Johansen

Senior forretningsutvikler
En avgjørende faktor i effektiv håndtering av sykefravær er utviklingen av en god oppfølgingsplan for dine syke ansatte. En slik plan gir veiledning og struktur for å sikre at de sykmeldte ansatte får riktig støtte og at organisasjonen oppfyller sine forpliktelser. Her er en oversikt over hva en oppfølgingsplan bør inneholde.

1. Identifisering og registrering av sykefravær

Det første trinnet i en effektiv sykefraværsoppfølgingsplan er å etablere et system for å identifisere og registrere sykefravær. Dette kan inkludere en tydelig prosedyre for ansatte som rapporterer sykdommen sin, enten via et digitalt system (HRM-system), e-post eller telefon. All dokumentasjon bør samles og registreres nøye.

2. Første kontakt og bekreftelse

Så snart du er klar over et tilfelle av sykefravær, bør du kontakte den sykmeldte ansatte for å bekrefte fraværet. Dette trinnet er viktig for å vise omsorg og forståelse. Du kan be om nødvendig dokumentasjon, som legeerklæringer, og gi informasjon om organisasjonens sykefraværsprosedyrer.

3. Etablere klare kommunikasjonslinjer

En effektiv oppfølgingsplan bør inkludere klare retningslinjer for kommunikasjon med de sykmeldte ansatte. Dette kan omfatte faste sjekkpunkter for oppfølgingssamtaler, enten via telefon, e-post eller personlig møte, avhengig av hva som passer best for situasjonen.

4. Tilrettelegging og tilpasning av arbeidet

Mange sykmeldte ansatte vil trenge tilrettelegging av arbeidet når de kommer tilbake. Dette kan inkludere justering av arbeidstid, endring av arbeidsoppgaver eller tilby fjernarbeid, avhengig av situasjonen. Oppfølgingsplanen bør inkludere retningslinjer for hvordan slike tilpasninger skal håndteres og godkjennes.

5. Samle relevant dokumentasjon

Ledere bør sørge for at all nødvendig dokumentasjon blir samlet og oppbevart på en sikker måte. Dette inkluderer legeattester, sykemeldinger og eventuell kommunikasjon som har skjedd mellom leder og den sykmeldte ansatte.

6. Samarbeide med andre avdelinger

Oppfølgingsplanen bør også inkludere tiltak for å samarbeide med andre avdelinger, som bedriftshelsetjenesten eller lederne av den sykmeldte ansatte. Dette kan bidra til å sikre at alle er på samme side når det gjelder støtte og tilrettelegging.

7. Evaluere og tilpasse planen

Sykdomssituasjoner er unike, og en oppfølgingsplan bør være fleksibel. Evaluer og tilpass planen i tråd med de ansattes behov og endringer i situasjonen. 

En velfungerende oppfølgingsplan for sykefravær er nøkkelen til å støtte de sykmeldte ansatte og opprettholde organisasjonens produktivitet. Ved å følge de nevnte trinnene og sørge for at planen er fleksibel og tilpasset individuelle behov, kan du som leder bidra til å skape en støttende arbeidskultur og ivareta både de ansattes og organisasjonens interesser. 

Visste du at alle sykemeldinger kan mottas direkte fra NAV/Altinn og rett inn i 4human i sykefraværsoppfølgingsmodulen i HRM. Alle oppfølgingsplaner gjennomføres i systemet, slik at en har oversikt over all dialog i løsningen. Alle oppfølgingsplaner med full historikk kan da sendes til Fastlege og NAV – digitalt. 

Last ned guide om 7 ting som effektiviserer virksomheten din med sykefraværsoppfølging, og forstå hvordan du kan håndtere utfordringene som følger med. 

Relaterte innlegg

Alt du trenger å vite om feriepenger

Alt du trenger å vite om feriepenger

Er du usikker på hvordan feriepenger fungerer? Feriepenger er en av de mest vanlige og viktige ytelsene som arbeidstakere mottar, men det kan være...