Disse tre stegene du bør vite om i en onboardingsprosess

Du bruker mye tid og krefter på å finne den rette kandidaten for din bedrift. Men har du tenkt på hva som skjer etter at den nye ansatte skriver under på jobbkontrakten? Fører du noen form for onboarding eller oppfølgingssamtaler? sender du kanskje informasjon om selskapet til den nye medarbeideren? Eller gjør du ingenting helt til han eller hun møter opp på kontoret første arbeidsdag?

Onboarding prosess – Hva skjer etter kontraktsignering?

Det er viktig med et helhetlig bilde av en onboarding prosess. De aller fleste virksomheter legger stor vekt på å gjennomføre en god rekrutteringsprosess slik at de kan sikre seg de beste kandidatene. De færreste virksomheter har like stort fokus på pre- og onboarding fasen, som er særdeles viktig for en vellykket nyansettelse. En god onboarding vil føre til at den nyansatte vil føle seg ivaretatt, og vil øke sannsynligheten for at personen vil være mer motivert for å tiltre den nye stillingen.

For en gratis onboarding demo, kan du sjekke nederst på siden.

De 3 fasene i en onboardingsprosess

• Rekruttering og Preboarding
• Onboarding
• Talentutvikling

Et strategisk onboardingsprogram starter i det din virksomhet tenker på å ansette en ny medarbeider. Allerede nå må dere tenke gjennom hva som er målet med nyansettelsen. Behovsavklaringen fungerer som grunnmuren ved valget av ny medarbeider. Hvis dere velger feil, vil dette valget forskyve seg gjennom hele rekrutteringsprosessen, og kan hindre dere fra å ta den rette avgjørelsen. Hva trengs for å gjennomføre denne jobben?

Sentrale spørsmål som dere bør stille dere er:

• Ansetter dere en ny medarbeider for å erstatte en annen?
• Ansetter dere en ny medarbeider for å endre på teamsammensetningen og kulturen i virksomheten?
• Ansetter dere en ny medarbeider for å fylle en ny funksjon?
• Hvilke egenskaper er påkrevde og hvilken kompetanse skal den nyansatte besitte. Kanskje personlig egenskaper er viktigst?
• Er behovet deres langvarig eller kortvarig?
• Har dere økonomi til å ansette?
• Hva er den forventede ROI (Return of Investment) av denne nyansettelsen for virksomheten?
• Hvilke ansvarsområder skal den nyansatte ha?
• Hvor i virksomheten skal den nyansatte plasseres og under hvilken ledelse?

1. Rekruttering og preboarding

Hvis det er du som er ansvarlig for rekrutteringen og orienteringen av nyansatte, er du med på å gi et førsteinntrykk av selskapet til den aktuelle kandidaten. Du representerer hele virksomheten til hver eneste nyansatte, så din jobb er kritisk og ekstremt viktig. Virksomheten har kun én sjanse til å gi et godt førsteinntrykk.

Det er viktig med et strategisk og helhetlig onboardingsprogram som er implementert i din virksomhet. I det du utformer stillingsannonsen, vil du da allerede fortelle mye om virksomhetens kultur og verdier til de aktuelle kandidatene. Det er her kandidaten vil gjøre seg et inntrykk av din bedrift.

Still deg disse spørsmålene før du legger ut stillingsannonsen. Når kandidaten sender inn søknaden, er det et enkelt system dere har, eller er det vanskelig for kandidaten å avlevere en god søknad og CV? Kanskje kandidaten ikke får fortelle hva de kan bidra med i din bedrift? Var dere godt forberedt når kandidaten møtte opp til intervju? Hadde dere opplyst resepsjonisten eller andre om at dere i dag skal holde intervju? Var dere presis ved avtalt klokkeslett og lest CV og søknad grundig?

Alt dette forteller kandidaten og de øvrige kandidatene om hvilken kultur og verdier dere har i virksomheten. Gjør dere et godt inntrykk, vil dere skape et godt omdømme om virksomheten og vil øke mulighetene for å tiltrekke gode potensielle medarbeidere.

Pre-onboarding fasen starter når kontrakt er signert, og varer frem til første dag på jobb. Når kandidaten har takket ja til jobbtilbudet, er personen også veldig klar for å lære mer om din bedrift. Derfor er det smart å sette i gang preboarding fasen umiddelbart etter kontraktsignering.

Benytt preboarding-fasen til å gi ut litt-og-litt informasjon om virksomheten, benytt deg gjerne av en onboarding applikasjon, i tillegg til å sende hyggelige overraskelser i posten og holde kontakten via telefon og e-post. Det vil gi et profesjonelt inntrykk av deres virksomhet, samt at dere er digitale og følger med i tiden. Bente Sollid Storhaug, seriegrunder og investor sier at: Flere undersøkelser viser at arbeidstagere velger virksomheter med høy grad av digital modenhet.

Informasjon som den nyansatte vil finne inspirerende og nyttig er f.eks. en velkomsthilsen fra virksomheten. Fortell om virksomhetens visjoner og mål, hvilke produkter dere selger, om virksomhetens bedriftsaktiviteter. Har dere sosialt engasjement som f.eks. Redd Barna eller er dere opptatt av Regnskogen? Dette forteller om holdning, verdier og samfunnsengasjementet til din virksomhet.

2. Onboarding

En god og effektiv onboarding øker mulighetene til at den nye ansatte vil trives i sin nye stilling, i tillegg til at du som leder kan sikre en rask produktivitet i virksomheten. Men hvordan kan du bidra med en god onboarding?

Det er fort gjort å glemme at man har en nyansatt. Spesielt etter det gått noen uker. Som leder har man det ofte travelt, og man opplever flere ganger at «situasjonen er løst» ved at den nyansatte har signert kontrakt, hatt første arbeidsdag, og begynt opplæringen. Nå er ikke tiden inne for å hvile på laurbærbladene, nå er det viktig at du som nærmeste leder tar et aktivt ansvar for at denne nyansettelsen blir en suksess. Nå er det viktig med jevnlige sjekkpunkter, og hjelpe den ansatte med å forbedre arbeidsoppgavene. Du kan også forbedre ansattes oppgaver- og rutiner ved å ty til digital læring som kurs, mikrolæring og quizzer.

3. Talentutvikling

Møtene du setter opp med nyansatte trenger ikke å være «store og formelle møter», men jevnlige oppfølginger av den nyansatte de neste månedene er kritisk viktig. Hvis en misfornøyd nyansatt ikke blir fanget opp, kan dette i verste fall føre til at det hele resulterer i en uønsket turnover, og det før det i hele tatt er gått et år! Ved å implementere faste sjekkpunkter igjennom det første året, og plotte dem inn i nærmeste leders kalender, kan dere sørge for å beholde dem, som produktive og fornøyde kollegaer.

Bruk derfor prøveperioden aktivt. Ha klare forventningsmål til dine medarbeidere. Vær også oppmerksom på at du også kan ta lærdom av denne onboardingsprosessen. Hva fungerte? Hva fungere ikke? eller hva kan forbedres?

Et annet viktig moment i denne fasen, er å sørge for at de nyansatte blir raskt produktive, samt at produktivitetsnivået forblir høyt. Hemmeligheten er å sørge for å hjelpe den nyansatte å nettverke med nøkkelpersoner, både på tvers og over og under i virksomheten. Alene blir man aldri god. En er alltid avhengig av viktige nøkkelpersoner for å kunne lykkes i sin nye jobb, og det kan du som leder, samt med riktig opplæring, legge til rette for.