Lagar och krav

Så varifrån kommer kraven? Först och främst från den norska lagstiftningen med tillhörande föreskrifter, regler och riktlinjer. Men om du vill bli certifierad enligt ISO 9001 (kvalitet) eller ISO 14001 (miljö) måste du också söka och uppfylla kraven från dina intressenter - kunden respektive miljön. Vissa branscher har dessutom ett antal krav på utfört arbete eller produkter som är fastställda i standarder och produktbeskrivningar och som måste uppfyllas.

Det är grundläggande viktigt att ha en överblick över vilka krav ett företag måste uppfylla, men inte bara det - man måste också se till att man faktiskt uppfyller dem. Om man ska ha en certifiering måste man också dokumentera hur man uppfyller kraven. Det kan verka som en övermäktig uppgift om man inte har en smart metodik. Så var ska man börja?

Först och främst måste alla norska företag följa norsk lag.

Ett viktigt norskt krav är avsnitt 5.1 i Internal Control Regulations, som anger att organisationer ska "säkerställa att de lagar och regler inom hälso-, säkerhets- och miljölagstiftning som gäller för verksamheten finns tillgängliga, och ha en överblick över de krav som är av särskild betydelse för verksamheten". Detta kräver att du har god kunskap om de lagar som påverkar din verksamhet.

Därutöver finns ett antal standarder som kräver särskild hänsyn:

1. 
   ISO 9001 - kvalitet: Dokumentera vilka krav dina kunder har på din organisations produkter/tjänster. Tänk också på vilka outtalade krav/förväntningar de har. Självpåtagna kvalitetskrav ingår också här.
2. 
   ISO 14001 - yttre miljö: Dokumentera att ni uppfyller alla relevanta krav på den yttre miljön från lagstiftningen. Dessutom måste en analys genomföras för att se vilka de största miljöutmaningarna är och vilka krav man bör ställa på sig själv till följd av dessa.
3. 
   OHSAS 18001 / ISO 45001 - arbetsmiljö: Intressenten här är den enskilde medarbetaren. Om ditt företag följer norska HMS kommer du i stort sett att uppfylla kraven i denna standard. De krav du måste dokumentera är krav på arbetsmiljö och säkerhet för anställda i företaget - både krav från offentliga myndigheter, men också andra som är självpåtagna och härrör från avtal med anställda / fackföreningar etc.

1. Hitta alla lagar och krav som rör ditt företag
2. Kopiera alla dessa krav till ett Excel-ark
3. Ta bort alla krav som inte är relevanta för din organisations verksamhet. Ta hjälp av professionella inom organisationen om du inte själv har den kompetensen.
4. Hitta andra krav, t.ex. sådana som rör ISO-standarder, och registrera dem i samma Excel-ark.
5. Skapa en ny kolumn som till exempel kan heta Samordnade krav.
6. Gå igenom listan med lagar och krav och skriv i den nya kolumnen bra gemensamma namn för alla krav som tillhör en gemensam grupp av krav. På så sätt kan du gruppera alla de krav som naturligt hör ihop.
7. Denna lista med krav kan sedan mycket enkelt importeras tillledningssystemet Manage som har bra funktioner för att få en överblick över kraven, visa relevanta krav och naturligtvis registrera att man uppfyller kraven.
8. Utför en bedömning av efterlevnaden av de samordnade kraven (inte varje enskilt krav) och vidta åtgärder om du inte uppfyller kraven.
9. För att säkerställa att kravlistan är uppdaterad görs följande
   1. För krav från ISO och andra standarder: bevaka förändringar i produktkrav, kundkrav, förändringar i egna riskbedömningar som påverkar relevanta intressenter, resultat från olika revisioner och ledningens genomgångar, extern och intern feedback etc.
   2. För legala krav inom HMS och miljö hoppas vi snart få se ett nytt alternativ till tjänsten Regulatory Assistance.