Hantering av avvikelser

För att uppnå detta måste rapporteringen av ärenden och incidenter samt hanteringen av dessa systematiseras. Det är också viktigt att den som rapporterar händelsen får återkoppling på det rapporterade ärendet. Illustrationen till höger visar en principskiss över avvikelsehantering/ärendehantering.

Beroende på organisation kommer den att variera i komplexitet och antal nivåer. All erfarenhet visar att det måste vara enkelt att rapportera ett ärende: Det kan vara ett förbättringsförslag, en incident, en avvikelse etc. Det måste också vara enkelt för cheferna att hantera inkommande ärenden.

Många företag väljer därför att köpa ett avvikelsesystem. Enligt ISO är en avvikelse en händelse där något i systemet avviker från något – till exempel en procedur eller en instruktion. I praktiken blir många incidenter därför inte avvikelser, utan rena incidenter. Vi in 4human QM365 föredrar därför att inte kalla detta ett avvikelsesystem, utan snarare använda termen förbättringssystem.

Förfarandet i det avvikelsesystem vi erbjuder.

En situation kan uppstå, en nästan-miss eller en anställd kanske vill lämna ett förslag till förbättring. Vi har skapat ett system som gör det enkelt för användaren att rapportera detta direkt.

För att göra systemet ännu mer tillgängligt kan du även ansluta till Appen för fältregistrering. Särskilt gäller detta yrkesgrupper som normalt inte har tillgång till PC när avvikelsen uppstår.

Idag har i stort sett alla en smartphone. Detta, tillsammans med en användarvänlig app, gör att tröskeln för att anmäla sig är låg. På en PC möts medarbetaren av ett inskrivningsformulär där vissa fält är fördefinierade. Det gör det också enkelt för medarbetaren på kontoret att veta vad som ska fyllas i och ser till att registreringen inte tar onödigt lång tid.

Handläggarens nästa uppgift är att fylla i mer detaljerad information om händelsen. Detta kan innefatta moment som grundorsaksanalys, ärendehanteraren kan avgöra om ärendet är en avvikelse eller inte, avgöra om incidenten är relaterad till kvalitet, miljö och/eller HSE, materiella skador, driftsförluster, svårighetsgrad, etc.

En annan viktig uppgift för handläggaren är att skapa nödvändiga åtgärder. Åtgärderna säkerställer att ärendet kan avslutas senare. Det är också handläggarens uppgift att ge rätt personer ansvar för åtgärderna. Dessa initiativansvariga får i sin tur meddelande via e-post om uppgiften de måste slutföra och den deadline som satts för att slutföra uppgiften. Systemet innehåller även automatiska påminnelser om de förlänger denna tidsfrist. När alla åtgärder är vidtagna kan handläggaren avsluta ärendet. (Komplexiteten i hanteringen av avvikelse kan variera beroende på typ av verksamhet.)

4human QM365 har under många år byggt upp en gedigen erfarenhet när det gäller avvikelsehantering och att implementera ett användarvänligt och användbart avvikelse- och förbättringssystem. Våra kunder är allt från en handfull till hundratals anställda. Vi är specialiserade på att lyssna och se de olika organisationerna så att varje kund kan göra detta på ett sätt som gör att de känner igen och drar nytta av data.

Vårt förbättrings-/avvikelsesystem Better har i grunden ett upplägg som passar de flesta verksamheter, men där det behövs anpassningar och justeringar är detta oftast ett enkelt jobb. Anledningen är att den är inbyggd i SharePoint och all anpassning sker på en hög nivå vilket gör det snabbt och enkelt.