Tillbudsrapportering kan rädda liv

Föreställ dig följande: Du har ont om tid på ett möte och rusar runt ett hörn. Glasskåpsdörren på väggskåpet runt hörnet är öppen och du undviker med nöd och näppe att få den vassa kanten på hörnet i pannan. Du kanske tänker "tur!" och rusar vidare, utan att inse att detta är en incident som kunde ha lett till en personskada.

Internkontrollförordningenställer krav på ett systematiskt arbete med hälsa, säkerhet och miljö. Enligt 5 § ska alla organisationer identifiera faror och problem. Detta ska ligga till grund för riskbedömningar och tillhörande planer och åtgärder för att minska riskförhållandena. Detta arbete ska också dokumenteras skriftligt.

I exemplet ovan med glasdörren. Om du skyndar dig vidare i stället för att rapportera tillbudet kan organisationen inte lära sig något och inga åtgärder vidtas. Följden kan bli att incidenten inträffar igen, och nästa gång kan resultatet bli en verklig olycka.

Andra exempel på tillbud är utrustning som blockerar brandsläckare. Icke-kompatibla uttag som ökar risken för brand. Islagna ytor utomhus där det inte finns skräp som kan leda till fallolyckor. Blockerade nödutgångar som förhindrar evakuering.

Nära ögat-rapporter är viktiga

Att dokumentera incidenter eller tillbud bör inte vara en teoretisk övning. En vanlig missuppfattning är att det är önskvärt att ha så få rapporterade tillbud som möjligt. Verkligheten är att tillbud inte har några negativa konsekvenser och är ett utmärkt tillfälle för lärande. Rapporterade tillbud är viktiga för organisationen

Om du anstränger dig för att identifiera vad som kunde ha gått fel minskar du risken för att något faktiskt går fel. Det kostar mycket mindre att hantera skador efter ett oönskat tillbud eller en olycka än att förebygga dem.

Kultur för rapportering av tillbud

Många tycker att det är onaturligt att rapportera allt somkan ha gått fel. För att skapa en god kultur kring rapportering och för att kunna dokumentera detta viktiga arbete är det viktigt att ha ett bra rapporteringsverktyg.

• Det måste vara lätt att rapportera
• Ärendehanteringen måste ske effektivt
• Orsaksanalyser som ger lärande och konkreta åtgärder för att förhindra framtida olyckor
• Rapporter måste kunna extraheras för att mäta effekten

Tillgängligt och användarvänligt avvikelsesystem

Att ge alla medarbetare tillgång till enkel rapportering med enapp direkt i mobilen sänker tröskeln för rapportering.
Samtidigt är det viktigt att medarbetarna ser attderas rapporter faktiskt behandlas och att åtgärder genomförs i avvikelsesystemet. Detta innebär i sin tur att handläggarna måste kunna arbeta systematiskt för att bedöma allvarlighetsgrad och genomföra åtgärder.

Hur tas rapporterna emot?

En del av arbetet ligger också i organisationens kultur. Det bör finnas en rådande attityd från ledningen att misstag är tillåtna. En kultur som bejakar lärande bidrar till en säker arbetsplats ochsparar pengar åt företaget.

Skrivet av senior advisor Karin Gjerde-Meyer.