Att behärska ISO 9001: Hur man skapar effektiva processkartor

För många företag är det en viktig milstolpe att uppnå ISO 9001-certifiering. Det visar på ett engagemang för kvalitet och kundnöjdhet. En viktig del av efterlevnaden av ISO 9001 är processbaserad ledning, vilket kräver tydlig och omfattande processkartläggning. I det här inlägget ska vi utforska konsten att skapa effektiva processkartor som inte bara uppfyller ISO 9001-standarden utan också ger medarbetarna en tydlig överblick över organisationens verksamhet.

Varför processkartläggning är viktigt: Innan vi går in på detaljerna i processkartläggning måste vi förstå varför det är viktigt. Till skillnad från traditionella organisationsscheman visar processkartor hur ditt företag fungerar som ett dynamiskt system, med kopplingen mellan kunder, produkter och arbetsflöden. ISO 9001 lägger särskild vikt vid att identifiera och hantera processer för att uppfylla kundernas förväntningar, vilket gör att processkartläggning inte bara är en rekommendation utan en nödvändighet för ISO-certifiering.

Processkategorier: Vid processkartläggning delas processerna vanligtvis in i tre grupper: Kärnprocesser, stödprocesser och ledningsprocesser.

1. Kärnprocesser:Kärnprocesserna är hjärtat i din verksamhet. De handlar om att tillgodose kundernas behov och se till att de är nöjda. Dessa processer genererar direkta intäkter och involverar utveckling och leverans av dina produkter eller tjänster.

2. Stödprocesser: Stödprocesser finns för att hjälpa kärnprocesserna. Även om de inte direkt skapar värde använder de resurser för att stödja huvudfunktionerna. Exempel på detta är fakturering, IT-support och HR.

3. Ledningsprocesser: Ledningsprocesser är ansvariga för att fastställa strategiska riktlinjer. Ibland kan det vara svårt att skilja mellan stödprocesser och kärnprocesser. En noggrann bedömning är viktig för att klassificera dem korrekt.

Processkartläggning i praktiken: Låt oss utforska hur du kan skapa effektiva processkartor. En metod som har visat sig framgångsrik, särskilt i vårt arbete på 4human QM365, innebär att man samlar kunniga personer från olika delar av organisationen.

Tyst brainstorming:

Samla en grupp medarbetare med olika bakgrund.

Ställ frågan: "Vad är det som händer i vår verksamhet?"

Varje deltagare skriver nyckelord på post-it-lappar under tystnad i cirka 10 minuter.

Sätt upp lapparna på väggen: Sätt upp alla post-it-lappar på en vägg eller whiteboard.

Tyst sortering (affinitetsmetoden): Utan diskussion grupperar du liknande post-it-lappar tillsammans. Försök att skapa en naturlig ordning. Placera lapparna som rör ledarskap högst upp, stöd längst ner och kärnprocesser i mitten. Avsätt 10-15 minuter för detta steg.

Märk varje grupp: Märk varje grupp med post-it-lappar med hjälp av handlingsverb och substantiv. Till exempel "ta bort färg" och "leverera offert" i stället för "ta bort färg" och "leverera offert". På så sätt skapas en aktiv processkarta.

Skapa din processkarta: En välformulerad processkarta utgör grunden för ett tydligt och begripligt ledningssystem. Oavsett vilken specifik standard du implementerar är en grundlig processkartläggning en utmärkt start. I vårt ledningssystem är detta enkelt tack vare möjligheten att anpassa rutornas storlek, färg, ikoner och text. Du kan också använda grafiska element som pilar och linjer för att ange kopplingar mellan rutorna.

Håll det enkelt: Även om vår programvara stöder invecklade processkartor rekommenderar vi att de hålls så enkla som möjligt. Kom ihåg att dessa kartor ska ge värdefull information inte bara till certifieringsorgan eller kvalitetschefer, utan kanske viktigast av allt, till varje anställd. Av den anledningen bör enkelhet och tydlighet vara dina vägledande principer.

Ytterligare fördelar: Vår programvara erbjuder funktioner som sortering efter arbetsroller och ansvarsområden, så att varje användare bara ser den information som är relevant för dem. Den kan också anpassas för större organisationer och avdelningar, så att delade processer kan inkluderas vid behov.

Behöver du hjälp med processkartläggning? Om du behöver hjälp med processkartläggning eller behöver programvara för att utforma och kommunicera dina processkartor effektivt, är du välkommen att kontakta oss. Vårt erfarna team kan ge vägledning om processkartläggning och hjälpa dig att implementera ett system som förbättrar din organisations effektivitet och kvalitet.