Att behärska ISO 9001: Hur man skapar effektiva processkartor

Effektiv processkartläggning för ISO 9001-certifiering

För många företag representerar ISO 9001-certifiering en viktig milstolpe som signalerar ett tydligt engagemang för kvalitet och kundnöjdhet. En viktig del av ISO 9001 är processbaserad ledning, vilket kräver tydlig och omfattande processkartläggning. I det här inlägget tittar vi närmare på hur du kan utforma effektiva processkartor som både uppfyller kraven i ISO 9001 och ger medarbetarna en tydlig förståelse för din affärsverksamhet.

Varför är processkartläggning viktig?

Till skillnad från traditionella organisationsscheman visar processscheman hur verksamheten fungerar som ett dynamiskt system och illustrerar kopplingarna mellan kunder, produkter och arbetsflöden. ISO 9001 lägger stor vikt vid att identifiera och hantera processer för att möta kundernas förväntningar. Därför är processkartläggning inte bara rekommenderad – det är en nödvändighet.

Tre huvudkategorier av processer

Processerna delas vanligtvis in i tre grupper:

Kärnprocesser

Dessa är kärnan i verksamheten och handlar om att möta kundernas behov. De genererar direkta intäkter och involverar utveckling och leverans av produkter eller tjänster.

Stödprocesser

Dessa stöder kärnprocesser, även om de inte direkt skapar värde. Exempel inkluderar fakturering, IT-support och HR.

Ledningsprocesser

Dessa sätter strategisk riktning och styr verksamheten. Det kan vara utmanande att separera dem från supportprocesser, och en grundlig bedömning är viktig för korrekt klassificering.

Hur man skapar en effektiv processkarta

En beprövad metod, som bland annat används på 4human QM365 , innebär att man sammanför kunniga personer från olika delar av organisationen:

1. Tyst brainstorming

Samla en mångfaldig grupp av anställda.
Ställ frågan: ”Vad händer i vårt företag?”
Varje deltagare skriver nyckelord på post-it-lappar i tystnad i cirka 10 minuter.

2. Sortering och strukturering

Placera alla anteckningar på en vägg eller whiteboardtavla.
Gruppera liknande anteckningar utan diskussion (affinitetsmetoden).
Placera ledningsrelaterade anteckningar högst upp, support längst ner och kärnprocesser i mitten.

3. Märk processerna

Använd handlingsverb och substantiv, som "ta bort färg" eller "ge citat", snarare än abstrakta titlar som "Färgborttagning".

4. Bygg processkartan

En bra processkarta ger ett tydligt och begripligt ledningssystem.
I vårt system kan du anpassa rutstorlek, färger, ikoner och text, samt använda grafiska element som pilar och linjer för att visa relationer.

5. Håll det enkelt

Även om systemet stöder avancerade kartor rekommenderar vi enkelhet och tydlighet. Kartorna ska vara användbara för alla anställda – inte bara kvalitetschefer eller certifieringsorgan.

Ytterligare fördelar

Vår programvara erbjuder funktioner som sortering efter jobbroller och ansvarsområden, så att varje användare bara ser relevant information. Den kan också anpassas till större organisationer och avdelningar, med möjlighet att inkludera delade processer.