Facebook Pixel Tracking
M

Se alla resultat

Boka ett möte

Hantering av avvikelser

Kontakta oss
Hem > QM365 > Ämnesområden – ISO > Blogg > Avvikelsehantering

Alla ISO-standarder har det gemensamt att de är avsedda att skapa ständiga förbättringar inom olika fokusområden genom avvikelsehantering.

Processbeskrivningar och styrdokument beskriver organisationen som den ska fungera, men världen är inte perfekt - alla gör misstag och det behövs ständiga förbättringar. För att kunna fånga upp fel och förbättringar måste dessa händelser kontinuerligt registreras och åtgärdas.

För att uppnå detta måste rapportering av ärenden och incidenter, utöver deras hantering, systematiseras. Det är också viktigt att den som rapporterar får återkoppling på det rapporterade ärendet.

Beroende på organisation kommer den att variera i komplexitet och antal nivåer. All erfarenhet visar att det måste vara enkelt att rapportera ett ärende: Det kan vara ett förbättringsförslag, en incident, en avvikelse etc. Det måste också vara enkelt för cheferna att hantera inkommande ärenden.

Många företag väljer därför att köpa ett avvikelsesystem. Enligt ISO är en avvikelse en händelse där något i systemet avviker från något – till exempel en procedur eller en instruktion. I praktiken kommer många incidenter därför inte att vara avvikelser, utan rena incidenter. Vi på 4human QM365 föredrar därför att inte kalla detta för ett avvikelsesystem, utan snarare att använda termen förbättringssystem.

Förfarandet i det avvikelsesystem vi erbjuder.

Avvikelsehantering med 4human QM365

1. Anmälan

En situation kan uppstå, en nästan-miss eller en anställd kanske vill lämna ett förslag till förbättring. Vi har skapat ett system som gör det enkelt för användaren att rapportera detta direkt.

För att göra systemet ännu mer tillgängligt kan du även ansluta till Appen för fältregistrering. Särskilt gäller detta yrkesgrupper som normalt inte har tillgång till PC när avvikelsen uppstår.

Idag har i stort sett alla en smartphone. Detta, tillsammans med en användarvänlig app, gör att tröskeln för att anmäla sig är låg. På en PC möts medarbetaren av ett inskrivningsformulär där vissa fält är fördefinierade. Det gör det också enkelt för medarbetaren på kontoret att veta vad som ska fyllas i och ser till att registreringen inte tar onödigt lång tid.

2. Behandling av ärenden

Så snart ett meddelande skickas får rätt ärendehanterare en avisering via e-post. Ett klick, och ärendehanteraren kan läsa meddelandet som har skrivits. Handläggarens nästa uppgift är att fylla i mer detaljerad information om händelsen. Detta kan inkludera element som rotorsaksanalys, ärendehanteraren kan avgöra om ärendet är en avvikelse eller inte, avgöra om incidenten är relaterad till kvalitet, miljö och/eller HSE, materiella skador, driftsförlust, allvarlighetsgrad etc. En annan viktig uppgift för ärendehanteraren är att skapa eventuella nödvändiga åtgärder. Åtgärderna säkerställer att ärendet kan avslutas senare. Det är också handläggarens uppgift att ge rätt personer ansvar för åtgärderna. Dessa initiativansvariga får i sin tur meddelanden via e-post om den uppgift de måste slutföra och den tidsfrist som satts för att slutföra uppgiften. Systemet inkluderar även automatiska påminnelser om de förlänger denna tidsfrist. När alla åtgärder har vidtagits kan handläggaren avsluta ärendet. (Komplexiteten i hanteringen av avvikelser kan variera beroende på typ av verksamhet.)

3. Efterkontroll och verifiering av åtgärder

För att säkerställa kontroll av att viktiga åtgärder har gett effekt måste detta verifieras. Vårt verktyg kommer därför att ge handläggaren möjlighet att skapa en påminnelse vid lämpligt datum i framtiden. En underrättelse skickas sedan och handläggaren kontrollerar och kan bekräfta eller dementera om åtgärden har gett önskad effekt. Det kan till exempel gälla ärenden som i slutändan kräver att en rutin ändras för att förbättra kvaliteten. Sedan får man kolla efter ett tag om det har gett önskad effekt. Om det inte har fått önskad effekt kan du jobba vidare med ärendet.

4. Genomförande

4human QM365 har under många år byggt upp en gedigen erfarenhet när det gäller avvikelsehantering och att implementera ett användarvänligt och användbart avvikelse- och förbättringssystem. Våra kunder är allt från en handfull till hundratals anställda. Vi är specialiserade på att lyssna och se de olika organisationerna så att varje kund kan göra detta på ett sätt som gör att de känner igen och drar nytta av data.

Vårt förbättrings-/avvikelsesystem Better har i grunden en uppställning som passar de flesta verksamheter, men där anpassningar och justeringar behövs är detta oftast ett enkelt jobb. Anledningen är att det är byggt i SharePoint och alla anpassningar görs på en hög nivå, vilket gör det snabbt och enkelt.

Relaterade inlägg