Hantering av avvikelser

Processbeskrivningar och styrdokument beskriver organisationen som den ska fungera, men världen är inte perfekt - alla gör misstag och det behövs ständiga förbättringar. För att kunna fånga upp fel och förbättringar måste dessa händelser kontinuerligt registreras och åtgärdas.

För att uppnå detta måste rapportering av ärenden och incidenter, utöver deras hantering, systematiseras. Det är också viktigt att den som rapporterar får återkoppling på det rapporterade ärendet.

Beroende på organisation kommer den att variera i komplexitet och antal nivåer. All erfarenhet visar att det måste vara enkelt att rapportera ett ärende: Det kan vara ett förbättringsförslag, en incident, en avvikelse etc. Det måste också vara enkelt för cheferna att hantera inkommande ärenden.

Många företag väljer därför att köpa ett avvikelsesystem. Enligt ISO är en avvikelse en händelse där något i systemet avviker från något – till exempel en procedur eller en instruktion. I praktiken kommer många incidenter därför inte att vara avvikelser, utan rena incidenter. Vi på 4human QM365 föredrar därför att inte kalla detta för ett avvikelsesystem, utan snarare att använda termen förbättringssystem.

Förfarandet i det avvikelsesystem vi erbjuder.

En situation kan uppstå, en nästan-miss eller en anställd kanske vill lämna ett förslag till förbättring. Vi har skapat ett system som gör det enkelt för användaren att rapportera detta direkt.

För att göra systemet ännu mer tillgängligt kan du även ansluta till Appen för fältregistrering. Särskilt gäller detta yrkesgrupper som normalt inte har tillgång till PC när avvikelsen uppstår.

Idag har i stort sett alla en smartphone. Detta, tillsammans med en användarvänlig app, gör att tröskeln för att anmäla sig är låg. På en PC möts medarbetaren av ett inskrivningsformulär där vissa fält är fördefinierade. Det gör det också enkelt för medarbetaren på kontoret att veta vad som ska fyllas i och ser till att registreringen inte tar onödigt lång tid.

4human QM365 har under många år byggt upp en gedigen erfarenhet när det gäller avvikelsehantering och att implementera ett användarvänligt och användbart avvikelse- och förbättringssystem. Våra kunder är allt från en handfull till hundratals anställda. Vi är specialiserade på att lyssna och se de olika organisationerna så att varje kund kan göra detta på ett sätt som gör att de känner igen och drar nytta av data.

Vårt förbättrings-/avvikelsesystem Better har i grunden en uppställning som passar de flesta verksamheter, men där anpassningar och justeringar behövs är detta oftast ett enkelt jobb. Anledningen är att det är byggt i SharePoint och alla anpassningar görs på en hög nivå, vilket gör det snabbt och enkelt.