Mestring av ISO 9001: Slik lager du effektive prosesskart

For mange bedrifter er det å oppnå ISO 9001-sertifisering en betydelig milepæl. Det viser en forpliktelse til kvalitet og kundetilfredshet. En viktig del av overholdelse av ISO 9001 er prosessbasert styring, som krever tydelig og omfattende prosesskartlegging. I dette innlegget vil vi utforske kunsten å lage effektive prosesskart som ikke bare oppfyller ISO 9001-standarden, men også gir ansatte en klar oversikt over virksomhetens drift.

Hvorfor Prosesskartlegging er viktig: Før vi dykker ned i detaljene om prosesskartlegging, la oss forstå hvorfor det er viktig. I motsetning til tradisjonelle organisasjonskart viser prosesskart hvordan selskapet ditt fungerer som et dynamisk system, og viser sammenhengen mellom kunder, produkter og arbeidsflyt. ISO 9001 legger spesiell vekt på å identifisere og styre prosesser for å møte kundens forventninger, noe som gjør prosesskartleggingen til ikke bare en anbefaling, men en nødvendighet for ISO-sertifisering.

Prosesskategorier: Prosesskartlegging deler vanligvis prosesser inn i tre grupper: Kjerneprosesser, Støtteprosesser og Ledelsesprosesser.

1. Kjerneprosesser: Kjerneprosesser er hjertet av virksomheten din. De handler om å møte kundenes behov og sikre deres tilfredshet. Disse prosessene genererer direkte inntekter og innebærer utvikling og levering av produktene eller tjenestene dine.

2. Støtteprosesser: Støtteprosesser eksisterer for å hjelpe kjerneprosessene. Selv om de ikke direkte skaper verdi, bruker de ressurser for å støtte hovedfunksjonene. Eksempler inkluderer fakturering, IT-støtte og HR.

3. Ledelsesprosesser: Ledelsesprosesser er ansvarlige for å sette strategiske retninger. Noen ganger kan det være utfordrende å skille mellom støtte- og kjerneprosesser. En grundig vurdering er viktig for å klassifisere dem riktig.

Prosesskartlegging i praksis: Nå skal vi utforske hvordan du kan lage effektive prosesskart. En metodikk som har vist seg vellykket, spesielt i vårt arbeid hos 4human QM365, innebærer å samle kunnskapsrike personer fra ulike deler av organisasjonen din.

Stille Brainstorming:

Samle en variert gruppe ansatte.

Still spørsmålet: «Hva skjer i vår bedrift?»

Hver deltaker skriver stikkord på post-it-lapper i stillhet i omtrent 10 minutter.

Plasser lappene på veggen: Plasser alle post-it-lappene på en vegg eller et whiteboard.

Stille sortering (Affinitetsmetoden): Uten diskusjon grupperer du lignende post-it-lapper sammen. Prøv å etablere en naturlig rekkefølge. Plasser lappene som er relatert til ledelse øverst, støtte nederst, og kjerneprosesser i midten. Avsett 10-15 minutter til dette trinnet.

Merk hver gruppe: Merk hver gruppe av post-it-lapper ved å bruke handlingsverb og substantiv. For eksempel, «fjerne maling» og «levere tilbud» i stedet for «Malingsfjerning» og «Tilbudslevering.» Dette skaper et aktivt prosesskart.

Bygging av ditt prosesskart: Et velformulert prosesskart tjener som grunnlag for et klart og forståelig styringssystem. Uansett hvilken spesifikk standard du implementerer, gir grundig prosesskartlegging en utmerket start. I vårt styringssystem gjøres dette enkelt, med mulighet for tilpasning av boksstørrelse, farge, ikoner og tekst. Du kan også bruke grafiske elementer som piler og linjer for å indikere sammenhenger mellom boksene.

Hold det enkelt: Selv om programvaren vår støtter intrikate prosesskart, anbefaler vi å holde dem så enkle som mulig. Husk at disse kartene skal gi verdifull informasjon ikke bare til sertifiseringsorganer eller kvalitetssjefer, men kanskje viktigst av alt, til hver ansatt. Av denne grunn bør enkelhet og klarhet være dine retningsgivende prinsipper.

Ytterligere fordeler: Vår programvare tilbyr funksjoner som sortering etter jobbroller og ansvarsområder, slik at hver bruker kun ser informasjonen som er relevant for dem. Den kan også tilpasses større organisasjoner og avdelinger, slik at delt prosess kan inkluderes når det er nødvendig.

Trenger du hjelp med prosesskartlegging? Hvis du trenger hjelp med prosesskartlegging eller trenger programvare for å utforme og kommunisere prosesskartene dine effektivt, er du velkommen til å kontakte oss. Vårt erfarne team kan gi veiledning om prosesskartlegging og hjelpe deg med å implementere et system som forbedrer organisasjonens effektivitet og kvalitet.