Dokumentstyring
God dokumentstyring som forenkler din arbeidshverdag
Hvor finner jeg dette dokumentet? Og er dette den sist oppdaterte versjonen?
Dette er typiske spørsmål du ofte kan møte gjennom arbeidshverdagen. Å finne frem til riktige dokumenter i en jungel av mapper kan fort bli fryktelig tidkrevende. Uten et godt dokumentstyringssystem risikerer du at flere ansatte velger å lagre ulike versjoner av dokumenter lokalt.
Med god dokumentstyring sparer du tid ved at du enkelt får oversikt over dokumentene dine og du får etablert en effektiv flyt på rutiner tilknyttet dette arbeidet.
Dokumentstyringssystemet har en definert prosessflyt som sørger for korrekt dokumenthåndtering.
Dokumentstyring med TQM
TQM er et skybasert verktøy som hjelper deg med å ha kontroll på alle typer dokumenter. Dette kan være prosedyrer, instrukser og maler.
I dokumentmodulen vil alle dokumenter lagres trygt, og være tilgjengelig enkelt via nettleser for alle ansatte.
Den enkelte ansatte kan enkelt favorittmarkere sine dokumenter og få disse automatisk synkronisert til TQM APP. Dokumentene kan også nås offline fra mobil.
Dokumentstyring integrert i ledelsessystemet
Dokumentmodulen er integrert med de andre modulene til TQM. Dette gjør at dokumentene blir en del av arbeidet med både hendelser og risiko – og blir en del av forbedringsarbeidet i din virksomhet.
Enkel tilgang til dine dokumenter
For å sikre en brukervennlig dokumentmodul, har vi også lagt til en god søkefunksjonalitet. Dette gjør at ansatte som ikke bruker systemet ofte også enkelt kan finne riktig informasjon.
En av de fremste fordelene med en sentralisert dokumentstyring er at alle dokumenter opprettes og vedlikeholdes ett sted – samtidig som dokumentene enkelt kan nås fra en rekke ulike prosesser og avdelinger.
Enkelt system også for administrator
Når din virksomhet tar i bruk TQM har systemet en enkel dra-og-slipp-funksjon for innlasting av dine dokumenter. Videre vil alt av redigering gjøres i systemet, og gi en komplett versjonshistorikk i dokumentstyringssystemet. Alle dokumenter får en ansvarlig – en eier av dokumentet, som har redigeringsrettighet og kan utføre revisjoner og sende lesebekreftelser.
Dokumentstyring etter boka
Systemet dekker kravene innen håndtering av styrende dokumenter, versjonshåndteringer, godkjenninger og lesebekreftelser. De nødvendige metadata som svarer opp kravene, logges automatisk.
Fleksibel løsning for alle typer virksomheter
Uavhengig av størrelsen på din virksomhet vil modulen for dokumentstyring i TQM være tilpasset deres behov.
Dokumentstyringssystemet kan håndtere et ubegrenset antall dokumenter.
TQM brukes både av store og små virksomheter i privat og offentlig sektor.