Standardisering og effektivisering i Kverneland Bil

I 2018 begynte signerte Kverneland Bil avtale med 4human og i mars 2019 ble HR-systemet aktivert. Kverneland Bil er midt i en prosess av sentralisering, standardisering og effektivisering av rutiner og arbeidsoppgaver på tvers av alle franchiser og lokasjoner. Som distributør av Ford, Mazda og Volvo har Kverneland Bil følt på presset de senere årene da el-bil tilbudet til nevnte bilmerker har uteblitt er det viktig for Kverneland Bil å tenke nytt. Dermed handler det naturligvis om digitalisering og effektivisering.

CFO Odd Arne Slettebø overtok arbeidet med å finne et ferdig HR-system som kunne dekke deres behov i 2018. Han mener at det som er viktig i et HR-system er å få alle ledere og ansatte til å følge samme arbeidsmetodikk. Når en ansatt sender feriesøknad eller egenmelding så skal dette gjøres likt over hele kjeden, det er ikke lenger mulig å sende SMS til nærmeste leder for å søke om ferie. Det er viktig at HR-oppgaver blir standardisert i hele organisasjonen.

«Det handler om å kutte kostnader, effektivisere lønn og forenkle alle leddene.»

Kverneland Bil har vært desentralisert i alle år og det en leder gjorde hos en forhandler var ikke nødvendigvis det samme som det en annen leder gjorde et annet sted i konsernet. Dette ville Odd Arne endre og det er her 4human kommer inn i bildet.

Han kom over en epost som hadde ligget i epostarkivet i godt og vel 6 måneder, eposten handlet om Huldt & Lillevik Oppfølging i «ny drakt». Odd Arne satt sammen et team på fem stykker som skisserte en liste over problemene de ville løse gjennom et ferdig HR-system. Det var viktig at  det ferdige HR-systemet var enkelt og rimelig, dermed falt de store tunge skreddersydde HR-systemene bort.

De så på muligheter til å forbedre følgende prosesser:

• Varierende personaloppfølging
• Varierende medarbeidersamtaler
• Varierende oppfølging av fravær
• Integrasjoner med driftssystemet

De så at sine primærbehov var bedre og enklere ferieregistrering, sjekklister for onboardings- og offboardingsprosesser, oppfølging av prøvetid, medarbeidersamtaler, integrasjoner med Huldt & Lillevik som lønnssystem.

Sekundærbehovene var at systemet måtte ha gode varslingsrutiner og mulighet for tilpasning av egen personalhåndbok, slik at de kunne få alt i ett system når den nåværende kontrakten på håndbøker utløper.

Det var viktig med god kultur for medarbeidersamtaler og onboarding av nye medarbeidere, det å få dette systematisk inn i et system og malverk er viktig for å sikre den nye kulturen.

Det endte med at Kverneland Bil valgte å gå for 4human som leverandør av HR-system i oktober 2018. 4human var det rimeligste systemet og det systemet som enklest kunne integreres med timeregistreringssystemet – sier han. I mars 2019 ble instansen til Kverneland Bil aktivert og teamet har vært rundt på alle lokasjoner og gitt opplæring til lederne rundt om i hele landet.

«Dette er et system de ansatte må bruke til ferieregistrering, fraværsregistrering og alle ansatte bruker ansattportalen. Vi har fått med oss hele organisasjonen på dette systemet, alle må bruke det.»

Kverneland Bil har fokusert på medarbeidersamtaler og tiltak som følges opp etter endt samtale. Odd Arne sier – Sykefraværet har vært høyt, men det har gått ned etter implementeringen. Han legger til – Jeg tror det er en kombinasjon av de mer profesjonelle medarbeidersamtalene og den tettere oppfølgingen av de ansatte i etterkant.

«Sykefraværet har vært høyt, men det har gått ned etter implementeringen. Jeg tror det er en kombinasjon av de mer profesjonelle medarbeidersamtalene og den tettere oppfølgingen av de ansatte i etterkant.»

Det har blitt enklere å finne ansattinformasjon, siden all ansattinformasjon ligger i systemet: Telefonnummer, epostadresse og pårørende etc.

Avslutningsvis kan vi konkludere at 4human HRM som samarbeidspartner med Kverneland Bil har bidratt til økt effektivitet, redusert sykefravær og standardiserte HR-oppgaver over hele organisasjonen.