Hva er psykososialt arbeidsmiljø? og hvordan kan du lette på humøret til dine ansatte?

Hva er psykososialt arbeidsmiljø? Kort og greit betyr det hvordan vi har det på arbeidsplassen (sosialt og psykisk). Begrepet er høyst relevant i dag hvor hjemmekontor har blitt en del av vår hverdag, hvor du som leder er ansvarlig for å legge til rette for et godt digitalt arbeidsmiljø.

For de fleste av oss er arbeidsplassen en viktig arena for personlig utvikling, sosialt felleskap og tilhørighet. Også når du jobber hjemmefra. Dermed blir selvsagt konsekvensene store når arbeidshverdagen preges av negativ samhandling, uforutsigbarhet og aggresjon. Arbeidsmiljøloven viser at vi som samfunn har forstått betydningen arbeidsplassen har for vår livskvalitet og personlig utvikling. Et av hovedformålene med loven er nemlig å gi arbeidstakerne full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger.

Hva er psykososialt arbeidsmiljø?

Psykososialt arbeidsmiljø handler om hvordan vi har det på jobb totalt sett. Enten om du er fysisk på plass på arbeidsplassen, eller om du jobber hjemmefra fra stuen. Begrepet blir brukt som en samlebetegnelse på forhold knyttet til arbeidssituasjonen og arbeidsbetingelser. Arbeidsmiljøloven skiller imidlertid mellom psykososialt arbeidsmiljø og organisatorisk arbeidsmiljø.

Psykososiale arbeidsbetingelser dreier seg hovedsakelig om mellommenneskelige faktorer på jobben. Det psykososiale arbeidsmiljøet bestemmes av samspillet mellom arbeidsmiljøfaktorer, andre arbeidstakere og individet. Samarbeid og samhandling (eller mangel på det) blir konsekvensene av hvordan samspillet fungerer. Det kan eksempelvis være at mye konflikter gjør at folk ikke vil arbeide hos bedriften, eller at problemer med det sosiale liv fører til at den ansatte sliter med søvnløshet eller muskelsmerter. Dette siste har faktisk blitt et reelt problem etter at mange av oss byttet kontoret ut med stuen tidligere i vår. Ofte er psykososiale arbeidsbetingelser en konsekvens av hvordan arbeidet er organisert, ledet og tilrettelagt.

Begrepet organisatorisk arbeidsbetingelser viser til de generelle kravene til arbeidsmiljøet som alle virksomheter må forholde seg til. Denne innfallsvinkelen til psykososialt arbeidsmiljø vektlegger ytre påvirkninger. Man er mer opptatt av konkrete kjennetegn ved arbeidsbetingelsene, som eksempelvis arbeidsplassens organisasjonskart, lønnssystemer, arbeidets organisering, arbeidsplaner o.l. Forhold i det organisatoriske arbeidsmiljøet kan blant annet føre til stress-symptomer. Arbeidsmiljøloven stiller krav om at både disse og andre forhold skal være fullt forsvarlige ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på fysiske og psykiske helse og velferd.

Psykososialt arbeidsmiljø på hjemmekontor

Å jobbe med et godt psykososialt arbeidsmiljø via digitale plattformer, er minst like viktig når dine ansatte jobber hjemmefra. Dette har blitt en mer «normal» vane etter  koronaviruset, og hjemmekontor gjør at mange ansatte føler nært på stress og andre psykiske vansker, hvor enkelte ansatte har hatt problemer med å tilpasse seg til deres nye hverdag. Du som leder bør derfor være klar over enkelte faktorer som kan spille inn hos dine ansatte.

Her er 3 tips hvor du som arbeidsgiver kan lette på humøret til dine ansatte

Skill mellom arbeid og fritid

Du står opp, tar på deg joggebuksa, og tar fram laptopen din for å jobbe. Ofte ender du med at du sitter foran skjermen på kjøkkenet ut hele dagen. Kjenner du deg igjen i dette? Et av de nye problemene som har dukket opp med det å jobbe hjemmefra, er at mange ansatte (og ledere) ikke klarer å skille godt nok mellom arbeid og fritid. Dette kan tære på fysisk, hvor du føler at du «bor på jobben».

For å unngå dette stemplet, kan du som leder derfor ty til enkelte tips som for eksempel å reservere en del av hjemmet kun til hjemmekontor, i tillegg til at ansatte dropper joggebuksa og tar på seg en skjorte eller bluse. På denne måten vil ansatte få en følelse av å følge en viss rytme, og dermed skille bedre mellom kontor og fritid.

Videre kan du oppmuntre ansatte til å sette inn pauser, og ta en gå- eller joggetur som er bra for både sjel og kropp. Det virker banalt, men en liten mosjonstur i arbeidstiden kan faktisk påvirke humøret.

Ha tett dialog med dine ansatte

Å jobbe via digitale verktøy i form av Teams eller Zoom setter nye krav til tilgjengelighet. Vi er nødt til å planlegge våre møter bedre, og sørge for at alt det tekniske fungerer optimalt. Likevel kan disse møtene ofte være eneste form for interaksjon mellom leder og ansatte. Medarbeidere kan fort føle seg noe bortglemt på hjemmekontor, hvor man fort for tanker om jobben de gjør er viktig eller relevant for virksomheten.

Derfor er det viktig at du som leder har tett dialog med dine ansatte, og da gjerne i positive ordlag. Sørg for tettere oppfølging av dine medarbeidere. Spør hvordan den ansatte har det på hjemmekontor, og om det er noe han eller hun trenger for å yte bedre. Ha medarbeidersamtaler oftere, slik at både du og ansatt begge er klare over oppgavene og andre daglige gjøremål. Du kan gjerne sette opp en medarbeidersamtale mal for å gjøre dialogen og planleggingen lettere for deg og ansatte.

Den nye hverdagen med Koronaviruset og hjemmekontor gjør at mange ansatte føler nært på stress og andre psykiske vansker.

Oppmuntre til uformelle videomøter

Til tross for noen småhindre her og der når det kommer til hjemmekontor, så mestrer de fleste av oss den nye ordningen med å jobbe hjemmefra. Vi gjør våre daglige arbeidsoppgaver på god måte, og flere av oss er faktisk mer effektive med å jobbe fra stua enn fysisk på kontoret. Selv om dette selvsagt er individuelt fra person til person.

Et av de største problemene med hjemmekontor har likevel vært savnet av arbeidskolleger og sosial interaksjon på arbeidsplassen. For mange er sosialt felleskap det viktigste med deres arbeidsplass, hvor det å bytte over til hjemmekontor har vært en tung belastning for mange.

Digitale møter vil selvsagt aldri erstatte fysiske møter ved vannautomaten på kontoret. Men å oppmuntre til uformelle videomøter i form av «felleslunsj» eller «fredagskaffe på Teams» er faktisk med på å øke trivsel på jobben, i tillegg til å redusere stress.

Likevel er det ikke til å stikke under stol, at mange vegrer seg med å ha videosamtaler over nettet. Spesielt de uformelle møtene. Forsøk derfor å motivere ansatte til å ha hyppige møter. En idé kan være å ha oftere én til én møter, eller dele opp fellesmøtene, og gjøre noen av møtene til mindre grupper. Dette kan fort virke mindre stressende for enkelte, fremfor at 100 ansatte snakker i munnen på hverandre samtidig. Det er viktig at du understreker at disse møtene er valgfrie, noe som kan være med på å ta vekk den følelsen av «å måtte delta».

Huskelapp til å trives på hjemmekontor

Vi har notert ned 4 punkter som du som leder må ha i bakhodet når det gjelder hjemmekontor.

•  Ha tett dialog med dine ansatte
•  Oppmuntre til uformelle videomøter
•  Gi positive tilbakemeldinger til dine medarbeidere
•  Finn alternative løsninger som passer leder og ansatte

Konsekvenser av uheldige psykososiale belastninger

Risikoen for å bli syk av ulike psykiske belastninger har sammenheng med hvor ofte og hvor lenge arbeidstakeren utsettes for belastningen. Dersom en arbeidstaker opplever uheldige psykososiale forhold på arbeidsplassen, kan personen i verste fall oppleve en rekke helsemessige plager, som kan medføre langvarig sykefravær. Det er imidlertid vanskelig å vite om helsemessige plager skyldes forhold på arbeidsplassen, eller om det er andre forhold som spiller inn. Derfor er det viktig å finne ut av dette, fordi det ofte er mulig å forbedre uheldige forhold i arbeidslivet.

Sykefravær er en kompleks parameter i forhold til arbeidsliv. Det er mange faktorer som er med på bestemme sykefraværet på arbeidsplassen. Det kan skyldes reell sykdom, det kan skyldes utmattelse etter hardt og tungt arbeid, eller det kan være skulkesyke. Det advares derfor mot at man kun skal bruke sykefravær som en måte å vurdere de psykososiale forholdene på arbeidsplassen.

Virkningen av psykiske belastninger kan vise seg relativt raskt, men som oftest tar det lang tid før belastningen utvikles til helseplager eller sykdom. Sykdom som skyldes psykiske belastninger vil som regel vare lenge, og det kan derfor ta tid før den syke arbeidstakeren er tilbake i arbeid.

Fordeler med et godt arbeidsmiljø

• Økt produktivitet
• Økt trivsel og arbeidsglede
• Bedrer samarbeid mellom ansatte
• Minker sykemeldinger og andre typer fravær

Tiltak for å oppmuntre til godt arbeidsmiljø

Arbeidsmiljøundersøkelse

Arbeidsmiljøundersøkelse er et lederverktøy som har til hensikt å kartlegge det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Det er vanlig å benytte et slikt verktøy en gang i året eller annet hvert år, og gjerne i tillegg til individuelle medarbeidersamtaler. En arbeidsmiljøundersøkelse kan potensielt avdekke forhold som ledelsen ikke er kjent med, men som likevel spiller en rolle for arbeidstakerens trivsel og produktivitet. Fordelen med arbeidsmiljøundersøkelser er at de ofte viser tydelig hva ansatte er fornøyd med, og hva de ikke er fornøyd med.

Fokus på menneskelige aspekter kan potensielt redusere sykefravær, og øke engasjement, motivasjon og trivsel. For at en arbeidsmiljøundersøkelsen skal føre til gode resultater er det viktig at ledelsen ser verdien dette verktøyet kan ha, fremfor å gjennomføre det fordi det kreves.

Kartlegging av arbeidsmiljøet

Når man skal kartlegge arbeidsmiljøet og ønsker en total forståelse kan det være lurt å benytte andre metoder i tillegg til arbeidsmiljøundersøkelse. Dette kan for eksempel være sjekklister, vernerunder og samtaler. Disse metodene vil gi ulike resultater, og vil sikre at både det psykososiale, organisatoriske og fysiske arbeidsmiljøet blir kartlagt.

 

En god handlingsplan

Regelmessige arbeidsmiljøundersøkelser kan være med på å bedre arbeidssituasjonen for arbeidstakere, men kun hvis ledelsen følger det opp i ettertid. Det anbefales gjerne å gjennomføre undersøkelse annet hvert år slik at ledelsen skal få tid til å vurdere og gjennomføre tiltak som skal forbedre de punktene som eventuelt har kommet frem. Ved senere undersøkelser bør man undersøke om endringene fra forrige gang har ført til en forbedring blant arbeidstakerne.

I ettertid av undersøkelsen anbefales det at man først sender medarbeiderne resultatet av undersøkelsen, slik at de også vet hva som må jobbes med. Deretter burde ledelsen og eventuelt HR-avdelingen sette seg ned og diskutere resultatene og lage en handlingsplan med hvilke tiltak som eventuelt kan iverksettes. Hvis det foreligger konkrete arbeidsmiljøproblemer som er blitt gjort kjent for ledelsen, burde dette håndteres konkret med samtaler med den eller de det gjelder.

Krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø

Arbeidsmiljølovens bestemmelse om det psykososiale arbeidsmiljøet skal forhindre at arbeidstakere utsettes for ulike negative forhold av psykososiale karakter, og at summen av ulike belastninger ikke må bli for stor. Som alle andre forhold, krever loven at det psykososiale arbeidsmiljøet skal være fullt forsvarlig.

De temaer som loven regulerer når det gjelder psykososiale forhold er:

Integritet og verdighet

Generelle krav om respekt for arbeid.stakers egenverd.

Kontakt og kommunikasjon

skal sikre at arbeidstaker har sosial kontakt og støtte, men skal også ivareta de sikkerhetsmessige sidene ved jobben.

Trakassering og annen utilbørlig opptreden

Arbeidet skal legges til rette og ledes slik at ingen utsettes for trakassering og annen utilbørlig opptreden.

Vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre

Arbeidstaker skal så langt det er mulig beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastinger som følge av kontakt med andre.

Arbeidsrelatert stress

Et vidt begrep, og det er ikke direkte regulert i loven, men loven krever at arbeidsgiver kartlegger, risikovurderer og gjør tiltak for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Konflikt

Arbeidet skal tilrettelegges slik at arbeidstaker ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. En konflikt kan føre til at noen blir utsatt for psykiske belastninger hvis konflikten ikke håndteres på en god måte.