4 punkter du bør ha i bakhodet når du skal digitalisere ditt HR-arbeid

Lei av at dyrebare timer forsvinner til de samme administrative oppgavene hver dag? Ønsker du å effektivisere ansettelsesprosesser av nye sultne medarbeidere? Over natten har digitalisering av HR blitt viktigere enn noensinne.

Etter at coronaviruset inntraff vår vanligvis hektiske hverdag, har faktisk 8 av 10 norske virksomheter blitt mer digitaliserte, i følge en undersøkelse.

Mange bedrifter har lenge vært klare på hvor viktig det er å digitalisere rutiner og arbeid innen HR, men det er først etter coronaviruset vi har blitt nødt til å tilpasse oss. Mange av oss jobber i dag  fortsatt hjemmefra, hvor teammøter og webinarer nå skjer via digitale verktøy som Zoom eller Teams.

Digitalisering av HR

En økning i antall hjemmekontor stiller også nye krav til tilgjengelighet for den ansatte, og brukervennlighet når det kommer til de forskjellige digitale plattformene. Som eksempel er det i dag et krav at HR-system kan integreres mot andre system. HR-systemet kan da være master for ressursdataen som er blant en bedrifts’ viktigste informasjon.

Så hva behøver du å tenke på hvis du vil digitalisere ditt HR-arbeid?

Finn først behovene til din virksomhet

Det første du og din virksomhet må tenke på er hvilke behov dere har. Tenk litt på hvilke utfordringer dere står foran innen HR, og hvilke problemer som eventuelt kan løses på kort sikt? Hva kan forenkles? Ikke start med store prosjekter og omveltninger til å begynne med, fokuser heller på små skritt av gangen.

Det er ikke uvanlig at de første endringene skjer på administrativt plan. Dette kan for eksempel være effektivisering av daglige rutiner som timeregistrering og fravær, eller håndtering av reiseregning skjema.

Vær oppmerksom på at mange til daglig fortsatt jobber med Excel og andre tunge og utdaterte lagringssystemer. Ved å fokusere på din virksomhets behov, blir det enklere å velge riktig HR-system for deg og din bedrift.

Forenkle så mye som mulig

Dette går litt igjen i det vi har vært inne på, men ideén er å prøve å gjøre alt så automatisk som mulig. Prøv å omgjøre manuelle rutiner til automatiske rutiner. Dette kan også være administrativt arbeid i form av registrering av timer, kompetanse eller fravær.

Husk at etter at de nye personvernsreglene (GDPR) trådte i kraft, har det blitt langt vanskeligere å håndtere og organisere store mengder HR-data i forskjellige systemer og løsninger. Derfor er det best å ha alt så organisert som mulig. Kanskje all informasjon kan bli lagret på én plass i form av skylagring?

Dermed blir det lettere for deg som leder å tilfredsstille kravene om rett til innsyn, og håndtering av informasjon om dine ansatte, uten at du kommer på kant over hva som er i gråsonen eller ikke.

Tettere oppfølging av ansatte

Når de mindre endringene er gjort, vil du få et større perspektiv over hva mer som kan forbedres og effektiviseres i din virksomhet. La oss si at du nå har samlet mye av selskapets personalinformasjon i et moderne digitalt system, f.eks via skylagring. Kanskje du nå vil gjøre det samme med medarbeidersamtalene eller ansettelsesprosessene? Derfor blir det nå viktig å lage en større plan. Denne planen skal omfatte mer strategiske prosesser innen HR, som onboarding, e-læring eller medarbeidersamtaler. Det vil si, løsninger som krever tettere oppfølging av deg som leder.

Et godt eksempel på dette er ansettelsesprosessen av nye medarbeidere. Mange bedrifter er opptatte av å rekruttere den riktige og flinkeste kandidaten i markedet, men så hører du ikke så mye mer før den nyansatte presenterer seg på kontoret første arbeidsdag.

En like viktig oppgave blir derfor å ha en god og tett oppfølging av nyansatte rett etter kontraktsignering. En effektiv ansettelsesprosess, vil sørge for at nye medarbeidere vil føle seg ivaretatte og 100 % motiverte lenge før første arbeidsdag.

Få avklaring på hva din virksomhet trenger

Det viktigste for deg som leder, er å få avklaring på hva som best passer for deg og din bedrift. Husk at det som best passer for andre virksomheter, trenger ikke passe for din virksomhet.

Et tips blir derfor å fort få oversikt over hva som kan forenkles og effektiviseres. Hvis for eksempel registrering av fravær tar mye av din hverdag, og at oversikten for det meste foregår på Word, Excel, Notepad eller andre Office-dokumenter, kan det være en idé å se nærmere på moduler innen fravær og personaloppfølging. Du slipper bunken med uendelige filmapper, og får alt samlet på ett sted.

For å hjelpe deg litt på veien når det gjelder digitalisering av HR, har vi utarbeidet vår egen HR Quiz, her kan du finne ut hvilke HR-system du kunne trenge i din bedrift. Du kan selvsagt også kontakte oss for en gratis demo, eller for en hyggelig prat hvor vi gir deg personalisert veiledning på hva din virksomhet kunne trenge.

Til sist må du også huske på å være åpen for nye endringer som måtte forekomme på din arbeidsplass med tanke på nye arbeidsmetoder, da dette kan gjøre at du heller velger å bruke en mer relevant og treffende HR-løsning.