Ledelsens gjennomgang
Ledelsens Gjennomgang brukes oftest på folkemunne, men i ISO standardene kalles dette Ledelsens Gjennomgåelse. Uansett, så er Ledelsens Gjennomgang et møte der ledelsen går igjennom en konsentrert presentasjon av den viktigste informasjonen om styringssystemet med den hensikt å ta videre valg og bestemmelser for videre drift.
Hvorfor Ledelsens gjennomgang?
Har man et styringsystem, uansett standard eller mal man følger, så er det essensielt at ledelsen i virksomheten får en jevnlig grundig gjennomgang av status slik at de kan vurdere effektiviteten av sin egen virksomhet innen aktuelle områder. ISO14001/9001 og OHSAS18001 og vanlig norsk HMS har krav om dette. Det sikrer også effektiviteten av styringssystemet. Det forbedrer og styrer retningen/kontinuerlig forbedringsarbeidet. Så er det også slik at mange er bra på planlegging og gjennomføring, men dårlig på oppfølging og kontroll og Ledelsens gjennomgang sikrer netopp oppfølging og kontroll. Sist, men ikke minst – øverste ledelse må på banen og få info om hvordan systemet har fungert.
Hvordan Ledelsens gjennomgang?
ISO standarder sier at ledelsens gjennomgang skal gjennomføres med planlagte intervaller (årlig) og gjennomføres av øverste ledelse/ ledergruppe. Det er krav til INPUT og OUTPUT (beslutninger) og krav til skriftlig dokumentasjon.
Krav til Input
- Resultater fra internrevisjoner inkl. overholdelse av lover/krav
- Kundeklager og tilbakemeldinger
- Prestasjon/målinger
- Oppnåelse av mål og delmål, forslag til nye/endrede mål
- Prosessytelse (kort beskrivelse pr hovedprosess)
- Produktavvik (fra Better)
- Status for korrigerende og forebyggende tiltak
- Oppfølging av tidligere gjennomganger
- Endringer i virksomheten og omgivelser
- Anbefalte forbedringer
Krav til Output
- Evt. endringer av politikk
- Evt. endringer av mål/delmål
- Evt. produktendringer/forbedring
- Evt. andre endringer av styringssystem
- Ressursbehov (selskapets kompetanse og kapasitetssituasjon)
En god ledelsens gjennomgang krever godt forarbeid: innhenting av informasjon om kvalitet, miljø og HMS arbeidet og sette det opp på en oversiktlig måte for ledelsen. Gjennomføringen må planlegges nøye og resultatene fra gjennomgangene må også registreres og følges opp. I 4human QM365 har vi lang erfaring med å hjelpe kunder å gjennomføre ledelsens gjennomgang. Våre systemer Manage og Better har også gode funksjoner som enkelt samler all nødvendig informasjon til Input og ivaretar oppfølgings punkter fra Ouput. Det finnes flere eksempler på nettet hvordan dette kan gjøres.