Internkontroll – 8 krav til systematisk HMS-arbeid

Last ned sjekkliste og guide internrevisjon

Internkontroll har som formål å fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene i Norge. Enkelt sagt kan man si at forskriften er en detaljert forklaring av hvordan en lov skal følges og utføres.

Det kan kanskje være en utfordring for mange å tilfredsstille kravene i forskriften. En forskrift er for øvrig en rettslig bindende regulering basert på lover. 

Internkontrollforskriften er en regulering av HMS-lovgivningen. Forskriften forteller konkret hva internkontroll går ut på og hvilke krav som stilles, og den stiller krav til forebygging gjennom forbedring.

For å hjelpe deg og din virksomhet, gir vi deg 11 tips som dytter deg i gang når du skal velge kvalitetssystem.

Internkontroll skal sikre at virksomhetens rutiner og systemer fungerer optimalt, og skal fange opp eventuelle problemer og utfordringer som dukker opp. Internkontroll er systematiske (regelmessige og planmessige) tiltak for å sikre at virksomhetens aktiviteter er i samsvar med HMS-lovgivningen.

Noen vil kalle dette et ledelsessystem, og derfor blir lederrollen viktig i forkant av anskaffelsen av et kvalitetssystem.

For å hjelpe deg og din virksomhet, gir vi deg 11 tips som dytter deg i gang når du skal velge kvalitetssystem.

Det stilles 8 krav til HMS-arbeidet og av disse så må 5 dokumenteres. Dokumentasjon kan f.eks være prosedyrer, instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater, registrerte hendelser, utførte risikovurderinger, prosessoppsett med ansvarlige o.l.

Virksomheten skal sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.

Dette kan enkelt løses med en modul i dokumentstyring. Der kan man lage linker som peker direkte til Lovdata og Arbeidstilsynet.

Virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.

Legg inn oppdatert info om HMS i dokumentmodulen til TQM Enterprise. Man kan også legge inn en opplæringsplan i samme modul. Når det er endring på viktig HMS-info, så kan man be om å få en lesebekreftelse av samtlige ansatte. Ansatte blir da varslet på telefonen og på e-post om at de må bekrefte at de har lest og forstått de nye endringene.

Virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.

Gjennom personalmøter og HMS-møter så blir alle ansatte engasjert i HMS-arbeidet og forbedringsarbeidet. Møter kan planlegges i modulen for Aktivitetsplanleggeren. Ansatte vil også medvirke når de melder inn forbedringsforslag og avvik via modulen for Hendelsesbehandling.

Virksomheten skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.

Det er helt naturlig at ledelsen selv er deltagende i HMS-arbeidet, samtidig med at det settes av tilstrekkelige ressurser. HMS-strategi, -mål og –visjoner bør inngå direkte i organisasjonens ledelsesstrategi. HMS- målene bør derfor være troverdige, konkrete, målbare og oppnåelige.
HMS-målene legges inn i dokumentmodulen i TQM Enterprise.

Når prosessene tegnes opp i TQM Enterprise så har man vist hvem som er ansvarlig for hvilken prosess. Et organisasjonskart er også lurt å legge inn i dokumentmodulen. Det er mulig å enkelt få presentert en liste over ansvarsfordelingen i virksomheten.

Vernerunder kan dokumenteres med Sjekklister i TQM Enterprise. Risikovurderinger kan dokumenteres med en modul i risikostyring.

Med modulen for Hendelsesbehandling så kan man melde inn hendelser som f. eks. avvik og observasjoner. Dette gjør man også enkelt med TQM APP på telefonen. I mange tilfeller så opprettes tiltak som handlingsplaner. Tiltak er blant annet med på å forbedre HMS-arbeidet, prosedyrer og prosesser.

Med modulen for Aktivitetsstyring så kan man legge inn tidspunkter for når man ønsker en gjennomgang av internkontrollen. Det kan være en intern revisjon eller ledelsens gjennomgang.

Med Sjekklistemodulen så kan man enkelt ha sjekklister som skal fylles ut for å dokumentere gjennomgangen.

Det er leders ansvar at internkontrollforskriften blir fulgt, og det er ansattes ansvar å medvirke. Kort fortalt er poenget med forskriften å stille krav til forebygging gjennom et kontinuerlig forbedringsarbeid. Internkontrollen skal tilpasses hver organisasjon i omfang og utforming, men husk at kravene er de samme.

Lykke til med arbeidet!

Du kan også laste ned sjekkliste og guide til internrevisjon her