Mestring av ISO 9001: Slik lager du effektive prosesskart

Effektiv prosesskartlegging for ISO 9001-sertifisering

For mange virksomheter representerer ISO 9001-sertifisering en viktig milepæl som signaliserer en tydelig forpliktelse til kvalitet og kundetilfredshet. En sentral del av ISO 9001 er prosessbasert styring, som krever tydelig og omfattende prosesskartlegging. I dette innlegget ser vi nærmere på hvordan du kan utforme effektive prosesskart som både oppfyller kravene i ISO 9001 og gir ansatte en klar forståelse av virksomhetens drift.

Hvorfor er prosesskartlegging viktig?

I motsetning til tradisjonelle organisasjonskart, viser prosesskart hvordan virksomheten fungerer som et dynamisk system, og illustrerer sammenhengen mellom kunder, produkter og arbeidsflyt. ISO 9001 legger stor vekt på å identifisere og styre prosesser for å møte kundens forventninger. Derfor er prosesskartlegging ikke bare anbefalt – det er en nødvendighet.

Tre hovedkategorier av prosesser

Prosessene deles vanligvis inn i tre grupper:

Kjerneprosesser

Disse utgjør hjertet av virksomheten og handler om å møte kundens behov. De genererer direkte inntekter og omfatter utvikling og levering av produkter eller tjenester.

Støtteprosesser

Disse støtter kjerneprosessene, selv om de ikke direkte skaper verdi. Eksempler inkluderer fakturering, IT-støtte og HR.

Ledelsesprosesser

Disse setter strategisk retning og styrer virksomheten. Det kan være utfordrende å skille dem fra støtteprosesser, og en grundig vurdering er viktig for korrekt klassifisering.

Slik lager du et effektivt prosesskart

En velprøvd metodikk, brukt blant annet hos 4human QM365, involverer å samle kunnskapsrike personer fra ulike deler av organisasjonen:

1. Stille brainstorming

Samle en variert gruppe ansatte.
Still spørsmålet: «Hva skjer i vår bedrift?»
Hver deltaker skriver stikkord på post-it-lapper i stillhet i ca. 10 minutter.

2. Sortering og strukturering

Plasser alle lappene på en vegg eller et whiteboard.
Gruppér lignende lapper uten diskusjon (affinitetsmetoden).
Plasser ledelsesrelaterte lapper øverst, støtte nederst og kjerneprosesser i midten.

3. Merk prosessene

Bruk handlingsverb og substantiv, f.eks. «fjerne maling» eller «levere tilbud», fremfor abstrakte titler som «Malingsfjerning».

4. Bygg prosesskartet

Et godt prosesskart gir et klart og forståelig styringssystem.
I vårt system kan du tilpasse boksstørrelse, farger, ikoner og tekst, samt bruke grafiske elementer som piler og linjer for å vise sammenhenger.

5. Hold det enkelt

Selv om systemet støtter avanserte kart, anbefaler vi enkelhet og klarhet. Kartene skal være nyttige for alle ansatte – ikke bare kvalitetssjefer eller sertifiseringsorganer.

Ytterligere fordeler

Vår programvare tilbyr funksjoner som sortering etter jobbroller og ansvarsområder, slik at hver bruker kun ser relevant informasjon. Den kan også tilpasses større organisasjoner og avdelinger, med mulighet for å inkludere delte prosesser.