Espira velger 4human som Master

Som IT-direktør i Espira Gruppen har Kjetil Haugland Johansen store utfordringer med å lede barnehagebransjen gjennom voldsomme digitale omstillinger.

Espira sin utfordring var at de har vært en grunder bedrift, med ulik eierstruktur og har kjøpt opp barnehager over hele landet. Espira har dermed ikke hatt fokus på infrastruktur og tunge ressurskrevende arbeidsrutiner. De har to personer som sitter og endrer på personalet, alt fra endring av telefonnummer, refusjoner og adresseendringer i Excel-ark som sendes frem og tilbake over epost. Når det er ca 1.000 endringer som må gjøres i disse dokumentene hver eneste måned så kan man selv regne ut hvor mange arbeidstimer som går til spille. Denne personvernutfordringen må tas på alvor.

Espira sine kjerneprosesser er definert i personalet (ressurser) og barna (kundene). Disse kjerneprosessene må håndteres med et system som kan være master. Hvor er det ting skal holdes oppdatert? Hvilket system skal eie denne dataen som kan deles med de andre? Det Espira da så etter var et skybasert system som kunne være master for personalet, gjennom: persondata, koststed, roller, ansvar, lønn, avtaler, timer, fravær, kompensasjon, tilganger og mer.

De trengte også at systemet kunne håndtere barna, gjennom: persondata, foresatte, plass-størrelse, lokasjon, refusjons-betingelser, søsken, oppmøte og spesielle behov.

Espira Gruppen med Kjetil Haugland Johansen i spissen valgte til slutt 4human som leverandør av HRM-system og master mot sine kjerneprosesser. Espira hadde 14 til 15 aktører som ble invitert, men de opplevde at hvis de skulle få proessene de hadde behov for ville dette koste mye og de hadde budsjetter og forholde seg til i denne prosessen.

• Komplett pakke i forhold til den digitale reisen til den ansatte
• Kontaktpersonene i 4human skjønte hvordan bransjen fungerte
• Gunstig prisstrategi som var innenfor budsjettene til Espira

Kjetil sier også at 4human har vært innovative og gjort en del tilpasninger som gjør at de er på god vei til å nå målet. De begynte med utrullingen av HRM-systemet  i September 2019.