Dette bør en personalhåndbok inneholde

Personalhåndbok er et utmerket oppslagsverk for alle ansatte i en virksomhet. Ledere kan henvise til personalhåndboken ved trivielle spørsmål, hvor den ansatte kan bli mer selvhjulpen.

En god personalhåndbok er skrevet for å sikre en god personalpolitikk og gode personalrutiner.

Håndboken må inneholde en fullstendig oversikt over hver ansatt sine plikter og rettigheter relatert til arbeidsforholdet.

Ved å tilpasse en personalhåndbok til din virksomhet vil ansatte enkelt kunne finne svar på spørsmål om selskapets interne regler og praksis.

Som supplement til arbeidskontrakten

En personalhåndbok er et godt supplement til arbeidskontrakten. Arbeidskontrakten er på individnivå, mens personalhåndboken er på det overordnede nivået og kan overstyres av arbeidskontrakten.

Håndboken er også en god veileder for lederen i personalpolitikken og hjelper den individuelle leder med å behandle de ansatte likt.

Det er med andre ord mange temaer en Personalhåndbok bør dekke, men under har vi samlet de temaene vi mener er viktigst og mest interessant for medarbeidere og arbeidsgivere.

Merk at håndboken også skal fungere som en veileder for lederen, hvor leder kan bruke håndboken som lederstøtte, hvor den kan bidra til godt lederskap.

Arbeidsreglement

Et gjennomarbeidet og tydelig arbeidsreglement er viktig i en bedrift. For veldig mange er det faktisk lovpålagt.

Arbeidsreglementet skal gjelde for alle ansatte som ikke har en ledende eller kontrollerende stilling, og brudd på reglementet kan potensielt være saklig grunn for oppsigelse.

Hensikten med et arbeidsreglement er at det skal fungere som en veileder for de ansatte, som gir informasjon om krav som stilles og forventninger bedriften har til arbeidsforholdet.

Et typisk arbeidsreglement bør inneholde:

• Regler for arbeidstid og hviletid i bedriften
• Dato for utbetaling av lønn
• Orden
• Forbud mot bruk av alkohol og narkotika
• Regler for bruk av Sosiale medier
• Feriebestemmelser, f.eks. frist for søknad
• Eventuell taushetsplikt

Det er også krav om at innholdet i arbeidsreglementet gjøres kjent for de ansatte på en hensiktsmessig måte. En personalhåndbok vil dermed være et naturlig sted å ha arbeidsreglementet.

Arbeidstider

Loven definerer en del regler for arbeidstidens lengde og fordeling gjennom døgnet. Mange bedrifter har imidlertid egne bestemmelser i for eksempel tariffavtalen eller arbeidsavtaler som det er hensiktsmessig og skrive om i en Personalhåndbok.

Ansatte har ofte spørsmål angående ulike arbeidstidsordninger i bedriften ved for eksempel helligdager, som er lurt å tydeliggjøre i en håndbok.

«Får jeg fri på julaften, og hvordan er det med romjulen?», «Har jeg arbeidstid frem til kl. 12 eller 13 dagen før skjærtorsdag?» eller «Når regnes det som helligdag på jul-, pinse- og påskeaften?».

Dette er spørsmål som lett kan besvares i en Personalhåndbok, samt sikrer at alle i bedriften følger de samme reglene. Det samme gjelder overtidsregler som ofte er forskjellig fra bedrift til bedrift.

 

Sykdom

Sykdom er som regel ikke noe man planlegger, og skulle en arbeidstaker bli rammet av sykdom er det veldig greit at de selv raskt kan finne ut hvordan de skal gå frem.

Skal jeg ringe nærmeste leder? Holder det å sende melding? Må jeg registrere det noe sted? Hvor mange egenmeldingsdager har jeg egentlig krav på, og når må jeg få sykemelding? Hvordan er oppfølgingen ved langtidssykdom? Alle disse spørsmålene og mange flere er vanlig for de ansatte å lure på, men også for ledere.

Selv om man er leder betyr ikke det at man er ekspert på sykefravær. Derfor er det viktig at slike ting kommer tydelig frem på en forståelig måte i Personalhåndboken.

Hva sier loven om sykefravær og oppfølging av sykemeldte?

Det samme gjelder regler rundt sykepenger. Hva har man egentlig krav på? Hva er en arbeidsgiverperiode? Hva vil det si at jeg får 6G lønn?

Det å kunne lese om dette på en mer uformell og forståelig måte, samt vite hva som faktisk gjelder i sin bedrift og ikke bare lovverket kan være gull verdt for en ansatt, og kan potensielt gjøre sykdomsperioden enklere å håndtere.

Har man barn under 12 år har man også krav på egenmeldingsdager ved barnets sykdom. Det er noe som er greit å vite om i en ellers hektisk hverdag.

Det burde fremkomme i personalhåndboken hvor mange dager man har krav på og hvordan man skal gå frem i også disse tilfellene.

 

Pensjon- og forsikringsordninger

Pensjon og forsikringer er viktige temaer for enhver ansatt. Noe har man krav på via loven, mens noe er spesifikt kun for bedriften.

I håndboken må det fremkomme hvordan bedriften forplikter seg til å sette av penger i pensjonssparing for deg. Det må fremkomme hvilke type pensjonsordning som gjelder i bedriften og hvilken bank det spares i.

Dette er informasjon man gjerne får utlevert i forbindelse med ansettelse, men det er likevel greit for den ansatte at informasjonen er enkelt tilgjengelig.

I tillegg er det vanlig at man som en ansatt er dekket av en rekke forsikringer. For eksempel er arbeidsgiver pliktet til å dekke yrkesskadeforsikring som skal dekke tap, utgifter og eventuelle erstatning ved sykdom eller skade, påført i arbeidssammenheng.

Det er vanlig at man som ansatt er dekket av forsikringer. Noen forsikringer er arbeidsgiver pliktig å dekke.

Men bedriften kan også tegne en rekke andre forsikringer med arbeidsgiver utenom det som er lovpålagt. For eksempel er helseforsikring og/eller reiseforsikring.

Informasjon om disse bør være en naturlig del av Personalhåndboken.

 

Ferie

Det er flere temaer rundt ferie som bør defineres og beskrives i en Personalhåndbok, da dette er et tema som dekker alle arbeidstakere. For eksempel må det fremkomme hvorvidt bedriften følger lovpålagte feriedager på 4 uker og 1 dag (21 virkedager) eller har 5 uker (25 virkedager) ferie.

Det er også vanlig at tidspunktet for hovedferien varierer fra bedrift til bedrift. Etter loven har man krav på 3 uker i tidsrommet 1. juni – 30. september, men man kan avtale andre ordninger.

Hvis for eksempel bedriften er sesongbasert, med høysesong på sommeren, kan man avtale at hovedferien skal legges før eller etter sommeren. Dette må fremkomme i avtalen til den ansatte, men også gjenskrives i Personalhåndboken.

Regler for overføring av ferie, forskuddsferie, feriepenger, hvordan og når man søker om ferie og ferieavvikling ved sykdom, graviditet eller oppsigelse er også temaer som interesserer de ansatte og som man gjerne ikke har satt seg inn i før det er relevant.

Å samle slik informasjon på ett sted er svært nyttig.

 

Permisjon

Som ansatt i en bedrift kan man søke om fri fra arbeid ved ulike anledninger, dette er det vi kaller permisjoner.

Noen permisjoner har man krav på gjennom loven, mens andre permisjoner er goder som bestemmes av virksomheten.

Det er også ulikt hvordan permisjonene er lønnet. Noen skal arbeidsgiver dekke (f.eks. Svangerskapskontroll), andre dekker NAV heler eller deler av (f.eks. Svangerskapspermisjon) og noen er ulønnet.

Det er derfor nyttig å benytte Personalhåndboken til å beskrive hvilke ulike permisjoner som er lønnet og ikke, hvor lenge man har krav på permisjon og hvordan man skal gå frem for å søke om det.

Noen av permisjoner du har rett på som arbeidstaker:

• Svangerskapskontroll
• Svangerskapspermisjon
• Omsorgspermisjon
• Fødsel- og foreldrepermisjon
• Delvis permisjon
• Ammefri
• Barns og barnepassers sykdom
• Utdanningspermisjon
• Militærtjeneste
• Offentlige verv
• Religiøse høytider

 

Velferdspermisjon

Det er også vanlig at bedrifter har det som kalles velferdspermisjoner.

Dette er kortere permisjoner (inntil 3 dager) og reguleres i hovedsak av tariff eller interne avtaler i bedriften.

Hvorvidt de er lønnet eller ikke bestemmes også av arbeidsgiver.

I håndboken bør det fremkomme hvilke velferdspermisjoner man kan søke om, hvor mange dager det er snakk om og om de er lønnet eller ikke.

Eksempler på velferdspermisjoner kan være:

• Flytting til ny bolig
• Inngåelse av ekteskap
• Tilvenning i barnehage
• Blodgivning
• Sesjon eller militærtjeneste

 

Opphør av arbeidsforholdet

Et arbeidsforhold er et kontraktsforhold, noe som betyr at kontrakten kan avsluttes av ulike årsaker og på ulike måter. Enten kan arbeidsgiver selv leverer inn en oppsigelse eller så kan arbeidstaker leverer oppsigelse.

Når en ansatt selv leverer oppsigelse krever det lite annet et at den leveres skriftlig, men det er likevel en del krav i forbindelse med for eksempel oppsigelsestid og utbetaling av sluttoppgjør og lignende som bør fremkomme i en Personalhåndbok.

Hvis en arbeidstaker sier opp en ansatt er kravene langt strengere.

Blant annet må oppsigelsen være saklig begrunnet i arbeidstakers, arbeidsgivers eller virksomhetens forhold.

Den ansatte kan også kreve forhandlinger og har rett til å gå til søksmål. Disse kravene og rettighetene bør skrives i en Personalhåndbok.

Det er langt strengere å si opp en ansatt enn når en ansatt leverer oppsigelse.

Både for at ansatte skal vite hva de kan gjøre, men også for at ledere skal følge retningslinjene og kravene som stilles i loven.

Ved avskjed må arbeidstaker gå på dagen.

Dette kan kun skje dersom den ansatte har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen.

Sett bort ifra at man ikke har rett til å jobbe ut oppsigelsestiden, gjelder her de samme kravene til saklighet og formaliteter som ved en vanlig oppsigelse.

 

Andre temaer som også burde nevnes i Personalhåndboken

Temaene som du nå har lest ovenfor er de vi mener er mest sentralt for arbeidsgiver, ansatte og ledere, men det er også en del andre temaer som bør nevnes.

• Personvern
• Eventuell tariff
• Personalytelser
• Lønn og andre kompensasjoner
• HMS (Hvis ikke dere har en egen håndbok for dette temaet)
• Generelle retningslinjer f.eks. ved bruk av internett, sosiale medier o.l.
• Retningslinjer rundt ansettelsesforholdet (ledige stillinger, arbeidsavtale, prøvetid taushetsplikt o.l.)

I samarbeid med Virke leverer 4human en nøye gjennomarbeidet innholdsmal for personalhåndbok.