Fagområder – Internkontroll

Oppfølgingen skal skje i samarbeid med de ansatte og deres representanter. Internkontrollforskriften heter egentlig forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter, og det er nettopp systematisk og kontinuerlig arbeid med HMS som er målet og som gir de beste resultatene.
Internkontrollforskriften gjelder i utgangspunktet for alle virksomheter som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester.

Hvor omfattende dokumentasjonen i internkontroll/HMS-systemet må være avhenger blant annet av produkt og tjenesteleveransen, dets aktiviteter, risiko og størrelse. Noen virksomheter vil ha behov for å utarbeide grundige analyser av risiko med tilhørende dokumentasjon, mens andre kan nøye seg med en enklere fremgangsmåte.

Det er en stor fordel at man systematiserer arbeidet og at de involverte gjør gode vurderinger av virksomhetens behov. For å få et velfungerende system er det viktig at de ansatte direkte og indirekte gjennom sine representanter bidrar i utarbeidelse av systemet og den kontinuerlige forbedringen. For å få en god internkontroll er man helt avhengig av at de ansatte er kjent med hvordan internkontroll på helse-, miljø- og sikkerhetsområdet praktiseres, samt forventninger og krav til de som ansatte.

I forskriftens §5 er kravene til dokumentasjon beskrevet, dette er minstekravene, virksomheten kan ha behov for dokumentasjon utover disse.

• Hvilke mål har virksomheten for HMS?
• Vise hvordan arbeidet med HMS er organisert, blant annet med fordeling av ansvar og oppgaver
• Vise hvordan virksomhetens har kartlagt farer og vurdere risiko ut fra dette, med tilhørende planer for å redusere risikoforholdene.
• Ha utarbeidet og iverksatt, korrigert og forebygget overtredelse av kravene i internkontrollen.
• Ha rutiner og ansvarlige som sørger for systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen som sikrer at den fungerer etter hensikten og som forutsatt.

Det er mange måter å bygge opp et velfungerende HMS-system på. Det viktigste er at ledelsen tar initiativet og at det tas utgangpunkt i sin egen virksomhet og involverer alle relevante deler av virksomheten helt fra starten av, inkludert de ansattes eller deres representanter.

Nedenfor er det vist til en del sentrale punkter for å lykkes:

• Involver relevante deler av virksomheten.
• Beslutte hvordan arbeidet med HMS skal organiseres, blant annet med fordeling av ansvar og myndighet.
• Kartlegg sammen hvilket lovverk som gjelder og hvilke rutiner og dokumentasjon som virksomheten allerede har.
• Lag en plan for å løse de identifiserte oppgavene med ansvar og tidsfrister.
• Involver hele virksomheten der dette er hensiktsmessig og relevant, jo mer de ansatte er med på å utarbeide egent system, jo større blir eierskapet og lojaliteten til det.
• Ha god kommunikasjon på tvers av organisasjonen.
• Beslutte hvordan systemet skal følges opp når det er utarbeidet, det er nå det virkelige arbeidet med HMS starter.

Internkontrollforskriften er knyttet opp mot en rekke lover og forskrifter og ansvaret for disse blir forvaltet av ulike myndigheter. De mest sentrale er Arbeidstilsynet, Direktoratet for samfunnstrygghet og beredskap, Miljødirektoratet og Næringslivets sikkerhetsmyndighet. Disse fører også tilsyn med at regelverket blir fulgt.