Forankring av HMS på arbeidsplassen: Slik lykkes du med hendelseshåndtering

Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er en sentral del av enhver virksomhet – uavhengig av bransje. En av de viktigste komponentene i HMS-arbeidet er håndtering av hendelser, som handler om å oppdage, rapportere, rette opp og forebygge brudd på HMS-regelverket. Når HMS er godt forankret i organisasjonen, blir innrapporterte hendelser en kilde til læring og forbedring – ikke bare et problem.

En HMS-hendelse er en uønsket eller uventet arbeidsrelatert situasjon som enten har ført til, eller kan føre til skade på mennesker, miljø eller materielle ting.

• Et avvik oppstår når det er brudd på lover, regler og/eller interne prosedyrer.
• En observasjon er en registrering av en situasjon, handling eller et forhold som kan påvirke HMS enten positivt eller negativt.
• Et forbedringsforslag er initiativ som tar sikte på å redusere risiko, forbedre arbeidsmiljø, øke sikkerhet eller styrke miljøhensynet.

Forståelse av forskjellene og mulighet til å håndtere små og store hendelser effektivt, er avgjørende for å kunne fange opp og håndtere situasjoner tidlig. Det handler ikke bare om å følge lover og regler, men også om å sikre at arbeidsplassen er trygg for alle.

Eksempler på HMS-hendelser:

• Personskade
• Nestenulykke
• Miljøhendelse
• Psykososiale forhold
• Positive/negative observasjoner
• Forbedringsforslag

Avvik er altså alt som avviker fra lover, regler og prosedyrer – og må ikke forveksles med normale variasjoner i arbeidsdagen.

Håndtering av store og små hendelser er en sentral del av det systematiske HMS-arbeidet. Når det blir håndtert på en god måte, bidrar det til å redusere risikoen for ulykker og skader, og til å forbedre arbeidsmiljøet over tid. Det gir også virksomheten mulighet til å lære av feil og svakheter, slik at man kan sette inn riktige tiltak og forebygge gjentakelser. Å stille spørsmål som “hvorfor skjedde dette?” hjelper med å finne de bakenforliggende årsakene, ikke bare symptomene.

Fordeler med god håndtering av hendelser:

• Redusert risiko for uønskede hendelser
• Et tryggere arbeidsmiljø
• Bedre ytre miljø
• Økt produktivitet og måloppnåelse

Arbeidsgivers ansvar er lovfestet i Arbeidsmiljøloven og konkretisert i Internkontrollforskriften. Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for at HMS-arbeidet fungerer i praksis. Dette innebærer å sørge for at det finnes gode rutiner for å registrere og følge opp avvik, og at alle ansatte vet hvordan de skal melde fra. Arbeidsgiver må også sørge for at det finnes nødvendige verktøy og opplæring, slik at hendelser ikke blir oversett eller glemt. Digitale HMS-systemer, som 4human TQM, kan gjøre denne prosessen enklere og mer oversiktlig.

Arbeidsgiver skal:

• Følge HMS-regelverket
• Etablere et system for registrering og håndtering av hendelser
• Sikre at ansatte har kunnskap og verktøy til å melde fra om hendelser
• Jevnlig følge opp, evaluere og forbedre bedriftens system

Et digitalt system kan blant annet tilby funksjoner for rapportering, risikovurdering og kontinuerlig forbedring.

En sterk HMS-kultur handler om mer enn regler og prosedyrer – det handler om holdninger, åpenhet og tillit. Når ansatte opplever at det er trygt og ønsket å melde fra om alle hendelser, øker sjansen for at feil og farer blir oppdaget tidlig. Ledelsen må gå foran som gode eksempler og følge opp meldte hendelser systematisk, slik at det skapes en kultur for kontinuerlig forbedring.

Kjennetegn på en god HMS-kultur:

• Åpenhet og tillit
• Lav terskel for å melde fra
• Aktiv involvering fra ledelsen
• Systematisk oppfølging og forbedring

Registrerte hendelser bør inngå i virksomhetens risikovurdering og brukes som grunnlag for tiltak som reduserer fremtidige hendelser og kostnader.

Forankring av HMS på arbeidsplassen handler om mer enn å følge loven – det handler om å skape en trygg og bærekraftig arbeidskultur. Når hendelser håndteres systematisk og åpent, blir de en verdifull kilde til læring og forbedring. Med riktig system og god ledelsesforankring kan avvik bli en drivkraft for kontinuerlig forbedring.

Vil du vite hvordan 4human TQM kan hjelpe din bedrift med HMS og avvikshåndtering? Kontakt oss for en demo eller last ned vår HMS-E-Bok.