QMS-ordliste

Her er begreper og forkortelser du bør kjenne til dersom du jobber med kvalitetssystemer (QMS) – enten du er ny i rollen eller ønsker en oppfriskning. Å ha oversikt over de mest brukte uttrykkene innen kvalitetsledelse, revisjon og kontinuerlig forbedring kan gjøre kommunikasjonen mer presis, styrke etterlevelsen av standarder som ISO 9001, og bidra til bedre samhandling på tvers av organisasjonen. Med et godt grep om QMS-språket blir det enklere å forstå kravene, dokumentere prosesser korrekt og bidra aktivt til forbedringsarbeidet. Utforsk vår ordliste og bli tryggere i kvalitetsspråket!

A

Audit Log: En sporbar logg over endringer og aktiviteter i systemet, viktig for revisjon og etterlevelse. 
Avvik: En hendelse der et krav, prosess eller resultat ikke oppfyller spesifiserte standarder eller forventninger.

B

Benchmarking: Sammenligning av egne prosesser og resultater med beste praksis i bransjen. 

C
CAPA: Forkortelse for Corrective and Preventive Action. Tiltak for å rette opp og forhindre gjentakelse av avvik.
Compliance: Etterlevelse av lover, forskrifter og standarder. 

D
Dokumentert informasjon: Informasjon som kreves for å støtte QMS og vise samsvar med ISO 9001.
Dokumentstyring: Systematisk kontroll av dokumenter for å sikre at kun gyldige og oppdaterte versjoner er i bruk. 

E
Eskalering: Prosess for å løfte et problem til høyere nivå i organisasjonen for løsning. 

F
FMEA (Failure Mode and Effects Analysis): Systematisk metode for å identifisere og redusere risiko i prosesser. 

G
GAP-analyse: Med en GAP-analyse får din virksomhet oversikt over dokumentasjonen dere har opp mot aktuelle krav.

H
HMS: Helse, Miljø og Sikkerhet – ofte integrert med QMS i mange virksomheter. 

I
ISO 9001: Internasjonal standard for kvalitetsledelsessystem
Interessenter: Personer eller grupper som påvirkes av eller har interesse i QMS (f.eks. kunder, ansatte, myndigheter).
Intern revisjon: En systematisk gjennomgang av prosesser og prosedyrer for å sikre samsvar med interne og eksterne krav. 

K
Kalibrering: Justering og verifisering av måleinstrumenter for å sikre nøyaktighet.
Kontinuerlig forbedring: En vedvarende innsats for å forbedre produkter, tjenester eller prosesser.
Korrigerende tiltak: Tiltak som iverksettes for å eliminere årsaken til et identifisert avvik.
Kundetilfredshet: En viktig indikator på kvalitet, ofte målt gjennom undersøkelser og tilbakemeldinger. 

L
Ledelsens gjennomgang: Periodisk vurdering av QMS fra toppledelsen for å sikre effektivitet og forbedringsmuligheter.
Leverandørstyring: Prosesser for å evaluere og følge opp leverandører for å sikre kvalitet i leveranser. 

M
Måleindikator (KPI): Nøkkeltall som brukes for å måle ytelse og kvalitet i prosesser. 

N
Non-conformance (NC): Et dokumentert avvik fra krav eller spesifikasjoner. 

P
PDCA-syklusen: Plan-Do-Check-Act – en metode for kontinuerlig forbedring.
Prosedyrer: Beskrivelser av hvordan spesifikke oppgaver eller prosesser skal utføres.
Prosesskartlegging: Visualisering av arbeidsprosesser for å identifisere forbedringsområder. 

Q

QMS: Et kvalitetsledelsessystem (QMS) er et strukturert rammeverk av prosesser, prosedyrer og retningslinjer som en organisasjon bruker for å sikre at produkter og tjenester oppfyller kundekrav og regulatoriske krav – og for å kontinuerlig forbedre kvaliteten 

R
Revisjonsfunn: Resultater fra en intern eller ekstern revisjon, kan være avvik, observasjoner eller forbedringsforslag.
Risikoanalyse: Vurdering av potensielle hendelser som kan påvirke kvalitet eller samsvar.
Risikostyring: Identifisering, vurdering og håndtering av risikoer som kan påvirke kvaliteten. 

S
Samsvar: Overholdelse av krav, enten fra lover, forskrifter eller interne standarder.
Sertifisering: Offisiell bekreftelse på at et QMS oppfyller kravene i en standard, eksempelvis ISO 9001.
Sporbarhet: Evnen til å følge et produkts eller prosessens historikk gjennom hele verdikjeden.
Standardavvik: Et mål på variasjon i prosesser eller resultater. 

T
TQM (Total Quality Management): En helhetlig tilnærming til kvalitetsledelse som involverer hele organisasjonen.
Tverrfaglig team: En gruppe med representanter fra ulike fagområder som samarbeider om kvalitetsforbedring. 

V
Validering: Bekreftelse på at et system eller en prosess oppfyller kravene til bruk.
Varsling: Rapportering av kritiske hendelser eller avvik, ofte anonymt.
Verifikasjon: Bekreftelse på at et produkt eller en tjeneste er produsert i henhold til spesifikasjoner. 

Å

Årsaksanalyse (Root Cause Analysis): Metode for å finne den underliggende årsaken til et problem eller avvik. 

Få en forenklet oversikt over ulike aktiviteter og planlagte hendelser i sjekklisten for et levende kvalitetssystem 👇