Audyt wewnętrzny
Audyt wewnętrzny to dokładny wewnętrzny przegląd części systemów organizacji w celu sprawdzenia, czy działają one prawidłowo. Formalnie jest to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów audytu i ich obiektywnej oceny.
Celem audytu wewnętrznego jest określenie stopnia spełnienia kryteriów audytu. Jest to dobre narzędzie, aby dowiedzieć się, gdzie firma stoi w stosunku do obowiązujących wymagań i stanowi ważną podstawę do ulepszeń.
Norma NS-EN ISO 19011:2011 zawiera wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania. W 4human W QM365 opracowaliśmy funkcje naszych systemów zgodnie z tym standardem i wykorzystujemy go w naszym doradztwie.
Różne rodzaje audytów
Istnieją różne rodzaje audytów. Audyt wewnętrzny to najczęściej audyt w kategorii audytu biznesowego, który sprawdza, czy system zarządzania jest zgodny z rzeczywistością biznesową - i odwrotnie.
Wszystko, co nie jest prawidłowe, jest odnotowywane i musi zostać poprawione. W tym kontekście ważne jest posiadanie planu audytu - tj. planu, które audyty wewnętrzne zostaną przeprowadzone i kiedy. Zapewnia to, że system jest utrzymywany przy życiu, odkrywa słabe i mocne strony oraz jest utrzymywany zgodnie z wymogami.
Kto prowadzi audyt?
Kierownik audytu lub audytor wiodący jest odpowiedzialny za planowanie audytu i wybór współaudytorów, jeśli to konieczne. Jest on również odpowiedzialny za prowadzenie audytu, przegląd dostępnej dokumentacji z wyprzedzeniem i wreszcie przygotowanie raportu z audytu. Prace przygotowawcze - tj. przegląd dokumentów - są niezwykle ważne, ponieważ dostarczą wskazówek na temat obszarów, które należy sprawdzić szczególnie dokładnie.
Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny
- Planujesz i tworzysz plan audytu.
- Faktyczne wdrożenie rozpoczyna się od spotkania otwierającego, na które zapraszani są wszyscy interesariusze.
- Jest to początek fazy rozmowy kwalifikacyjnej, w której wzywane są wstępnie sprawdzone osoby. Jeden po drugim odpowiadają oni, jak w praktyce działają określone obszary organizacji. W ten sposób można dowiedzieć się, czy pracownicy rzeczywiście wiedzą, jak to powinno wyglądać. Dobrym pomysłem może być także oprowadzenie po firmie i zadanie kilku osobom odpowiednich pytań.
- Po zakończeniu rozmowy kierownik audytu siada i podsumowuje swoje notatki w raporcie z audytu. Zawiera on obserwacje, które często stanowią obszary wymagające korekty.
- Na koniec wszystkie osoby, które uczestniczyły w spotkaniu otwierającym, są zapraszane na spotkanie zamykające, podczas którego prezentowane są ustalenia i spostrzeżenia zawarte w raporcie z audytu.
Co jest sprawdzane w ramach audytu wewnętrznego?
- Polityka
- Organizacja
- Procesy, opis procesów i wydajność
- Przepisy i wymagania
- Cele i plany działania
- Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna
- Pomiar i działania następcze
- Zarządzanie dokumentami
- Przegląd zarządzania
Czy Twoja organizacja potrzebuje pomocy w zakresie audytu wewnętrznego?
4human QM365 prowadzi własny kurs planowania i wdrażania audytów wewnętrznych w ramach Pakietu Coachingowego . Manage oferuje również wszystkie funkcje potrzebne do planowania, realizacji i przetwarzania ustaleń we wszystkich typach audytów.