Zarządzanie odchyleniami

Wszystkie normy ISO mają wspólną cechę – ich celem jest zapewnienie ciągłego doskonalenia w różnych obszarach zainteresowania poprzez zarządzanie niezgodnościami.

Opisy procesów i dokumenty zarządcze opisują organizację tak, jak powinna funkcjonować, ale świat nie jest idealny - każdy popełnia błędy i potrzebne są ciągłe ulepszenia. Aby wychwycić błędy i usprawnienia, zdarzenia te muszą być stale rejestrowane i należy na nie reagować.

Aby to osiągnąć, należy usystematyzować zgłaszanie spraw i incydentów oraz ich przetwarzanie. Ważne jest również, aby osoba zgłaszająca incydent otrzymała informację zwrotną na temat zgłoszonego przypadku. Ilustracja po prawej stronie przedstawia podstawowy szkic zarządzania niezgodnościami/zarządzania przypadkami.

W zależności od organizacji będzie on różnił się złożonością i liczbą poziomów. Doświadczenie pokazuje, że zgłoszenie sprawy musi być łatwe: Niezależnie od tego, czy jest to propozycja usprawnienia, incydent, odchylenie itp. Menedżerowie muszą również mieć możliwość łatwego przetwarzania przychodzących spraw.

Wiele przedsiębiorstw decyduje się zatem na zakup systemu odchyleń. Według ISO odchylenie to zdarzenie, w którym coś w systemie odbiega od czegoś innego – na przykład procedury lub instrukcji. W praktyce wiele incydentów nie będzie więc odchyleniami, lecz czystymi incydentami. My w 4human Dlatego QM365 woli nie nazywać tego systemem odchyleń, lecz raczej używać terminu system doskonalenia.

Procedura w oferowanym przez nas systemie odchyleń.

Przetwarzanie odchyleń z 4human QM365

1. Rejestracja

Może wystąpić sytuacja niemalże katastrofalna lub pracownik może chcieć zgłosić sugestię dotyczącą usprawnienia. Stworzyliśmy system, który ułatwia użytkownikowi natychmiastowe zgłaszanie takich problemów.

Aby jeszcze bardziej ułatwić dostęp do systemu, możesz także połączyć się z aplikacją , aby dokonać rejestracji w terenie. Dotyczy to w szczególności grup zawodowych, które zazwyczaj nie mają dostępu do komputera, gdy wystąpi rozbieżność.

Dziś prawie każdy ma smartfona. W połączeniu z przyjazną dla użytkownika aplikacją oznacza to, że próg rejestracji jest niski. Na komputerze pracownik jest witany formularzem rejestracji, w którym niektóre pola są wstępnie zdefiniowane. Ułatwia to również pracownikowi w biurze zorientowanie się, co należy wypełnić, i zapewnia, że rejestracja nie trwa niepotrzebnie długo.

2. Przetwarzanie sprawy

Gdy tylko wiadomość zostanie wysłana, właściwy menedżer sprawy otrzyma powiadomienie e-mailem. Jedno kliknięcie i menedżer sprawy może przeczytać wprowadzoną wiadomość.

Następnym zadaniem pracownika socjalnego jest uzupełnienie szczegółowych informacji o zdarzeniu. Może to obejmować takie elementy, jak analiza przyczyn źródłowych; kierownik przypadku może ustalić, czy przypadek stanowi niezgodność czy nie, ustalić, czy incydent jest związany z jakością, środowiskiem i/lub HSE, szkodami materialnymi, stratami operacyjnymi, powagą itp.

Innym ważnym zadaniem dla menedżera przypadku jest stworzenie wszelkich niezbędnych środków. Środki te gwarantują, że sprawę będzie można zamknąć później. Do zadań pracownika socjalnego należy również przydzielenie właściwym osobom odpowiedzialności za podejmowane środki. Menedżerowie inicjatyw otrzymują następnie powiadomienia e-mailem o zadaniach, które muszą wykonać, oraz o wyznaczonym terminie realizacji zadania. System zawiera także automatyczne przypomnienia w przypadku wydłużenia tego terminu. Po podjęciu wszystkich działań urzędnik prowadzący sprawę może ją zamknąć. (Stopień skomplikowania procedury rozpatrywania przypadków niezgodności może być różny w zależności od rodzaju działalności.)

3. Kontrola następcza i weryfikacja środków

Aby mieć pewność, że ważne środki przyniosły skutek, należy to zweryfikować. Nasze narzędzie umożliwi zatem menedżerowi ds. danej sprawy utworzenie przypomnienia w odpowiednim terminie w przyszłości. Następnie wysyłane jest powiadomienie, a kierownik sprawy sprawdza i może potwierdzić lub zaprzeczyć, czy środek przyniósł oczekiwany skutek. Może to dotyczyć na przykład przypadków, w których konieczna jest zmiana rutyny w celu poprawy jakości. Następnie należy sprawdzić po jakimś czasie, czy przyniosło to oczekiwany efekt. Jeśli nie przyniesie to oczekiwanego efektu, możesz kontynuować pracę nad tą sprawą.

4. Wdrożenie

4human Firma QM365 przez wiele lat zdobyła solidne doświadczenie w obsłudze odchyleń i wdrażaniu przyjaznego dla użytkownika i użytecznego systemu wykrywania odchyleń i udoskonaleń. Nasi klienci to zarówno garstka, jak i setki pracowników. Specjalizujemy się w słuchaniu i obserwowaniu różnych organizacji, aby każdy klient mógł to zrobić w sposób, który pozwoli mu rozpoznać dane i skorzystać z nich.

Nasz system udoskonaleń/odchyleń Better zasadniczo ma konfigurację, która odpowiada większości firm, ale gdy zachodzi potrzeba adaptacji i zmian, zazwyczaj jest to proste zadanie. Powód jest taki, że jest on zbudowany w programie SharePoint i wszelkie dostosowywanie odbywa się na wysokim poziomie, co sprawia, że jest szybki i łatwy.