Personvernerklæring

Personvernerklæring for 4human

Denne erklæringen gjelder fra 22.03.21.

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan:

• 4human AS (org. nr. 986 042 032)
• 4human HRM AS (org. nr. 897 757 222)
• 4human IT AS (org. nr. 997 304 446)
• 4human TQM AS (org.nr. 984 036 736)
• 4human Simpli AS (org. nr. 989 298 291)

(fra nå av omtalt som «4human», «vi» eller «oss») i hovedsak behandler personopplysninger om deg som:

• kontaktperson hos kunde/leverandør/partner
• jobbsøker
• tidligere ansatt
• besøkende på 4humans nettsider
• mottaker av markedsføringsmateriale
• deltaker på kurs eller brukerforum
• registrert i en av våre skytjenester

Erklæringen er skrevet i henhold til lov om behandling av personopplysninger av 15. juni 2018.

Begrepsforklaringer

Behandling av personopplysninger– betyr all innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring av personopplysninger.

Behandlingsansvar/behandlingsansvarlig– 4human er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer hvorfor man skal samle inn og bruke personopplysninger. Det er 4human som bestemmer med hvilke hjelpemidler dette skal skje. Vi har altså ansvaret for bruken av personopplysningene.

Databehandler– vil være den eller de som skal behandle personopplysninger på vegne av oss. Databehandleren kan kun bruke personopplysningene som de behandler på vegne av oss til det vi har bestemt at de skal brukes til.

Personopplysninger– er direkte eller indirekte opplysninger om en fysisk person som gjør at man kan identifisere vedkommende. Som for eksempel navn, e-postadresse, adferdsmønster eller IP-adresse.

Registrert– er den fysiske personen som det er samlet inn personopplysninger om.

Kontaktperson hos kunde/leverandør eller partner

Hos våre kunder, leverandører eller partnere samler vi inn følgende kontaktpersonopplysninger:

• navn
• telefonnummer
• e-post
• rolle

Dette er som et ledd i administrasjonen av avtaleforholdet mellom oss og kunden/leverandøren eller partneren. Informasjonen om deg som kontaktperson har vi enten mottatt fra deg selv eller fra din arbeidsgiver. Vi sletter kontaktpersonopplysningene fra våre systemer når vi får beskjed fra våre kunder/leverandører eller partnere om at du har sluttet. Det vil være unntak fra dette så som for eksempel i regnskapssystemet vårt, der dine kontaktopplysninger vil fortsette å ligge på allerede eksisterende fakturaer eller i e-postkorrespondanse om kundeforholdet.

Vi kan etter markedsføringsloven drive markedsføring overfor våre eksisterende kunder om våre egne varer og tjenester. Du som kundens kontaktperson kan reservere deg mot dette. Driftsmeldinger eller andre meldinger fra oss som er nødvendig for å opprettholde serviceavtalen vi har med deg eller den virksomheten du er kontaktperson for, kan du ikke reservere deg mot.

Jobbsøkere

Vi behandler personopplysninger om jobbsøkere for å vurdere om du er egnet for den jobben du har søkt på. Og vi behandler opplysningene om deg ut fra det siktemålet om at vi skal inngå en arbeidsavtale med deg. De aller fleste personopplysningene vi behandler om deg vil være opplysninger som du selv gir oss. Ved sjekk av referanser så vil referansene dine kunne gi oss nye personopplysninger om deg. Vi kan også bruke åpne kilder som internett og sosiale medier i rekrutteringsprosessen. Bruker vi noen av disse kildene til informasjon om deg, og som vi mener vil være relevant for rekrutteringsprosessen, så vil du få mulighet til å korrigere eventuelle gale opplysninger.

Vi sletter opplysninger om jobbsøkere som ikke får jobben etter at ansettelsesprosessen er over. Ønsker vi å ha opplysninger om deg lenger, så ber vi om ditt samtykke.

Tidligere ansatte

4human vil etter opphør av arbeidsforholdet være lovpålagt å oppbevare en del av personopplysningene dine. Det vil også være nødvendig å oppbevare personopplysninger om tidligere ansatte av hensyn til pensjoner og eventuelle yrkesskadesaker. Ved avslutning av arbeidsforholdet vil vi gå gjennom de personopplysningene vi har om deg og slette de opplysningene vi ikke lenger har noe formål med å oppbevare.
Det vil være naturlig å oppbevare personopplysninger om tidligere ansatte så som navn, stilling, arbeidsområde og arbeidsforholdets varighet i hele 4humans levetid. Dette ut fra en vurdering om at du er en del av vår bedrifts historie.

Besøkende på 4humans nettsider

Når du besøker 4humans nettsider så samler vi inn data om deg gjennom det som kalles informasjonskapsler. Vi samler inn data som er knyttet til det utstyret som du bruker for å besøke nettsiden vår, IP-adressen din og hvordan du beveger deg rundt på nettsidene våre. Vi samler inn denne informasjonen om deg for å kunne gi deg den best mulige brukeropplevelsen mens du besøker oss. Lovgrunnlaget vi bruker for å samle inn denne informasjonen er vår berettiget interesse i å utvikle nettsidene våre slik at vi kan gi deg den best mulige brukeropplevelsen. Klikk her for å lese mer om informasjonskapsler.

Mottaker av markedsføringsmateriale

4human kan sende markedsføringsmateriale (nyhetsbrev) til mulige kunder når vi har mottatt et samtykke om dette fra deg. Vi må kunne dokumentere dette samtykket, og du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake.

Deltaker på kurs eller brukerforum

For de som ønsker å delta på våre gratiskurs samler vi inn følgende personopplysninger:

• navn
• e-post
• telefonnummer
• stilling
• virksomhetstilknytning

Disse opplysningene oppbevarer vi som en del av en kontrakt inngått mellom deg og oss. Vi har gitt deg et gratis kurs mot at vi har kontaktinformasjon om deg. Har vi ikke noe kontakt med deg i løpet av de neste 12 månedene etter gratiskurset så vil informasjonen om deg slettes i våre systemer, dersom du ikke har takket ja til å motta nyhetsbrev eller annet markedsføringsmateriale.

Er du deltaker på betalte kurs/ brukerforum vil vi be om samme kontaktinformasjon som over. Denne informasjonen om deg vil bli liggende i regnskapssystemet vårt på fakturaene for din deltakelse. Her vil bokføringsloven være bestemmende for når personopplysningene om deg vil bli slettet.

Registrert i en av våre skytjenester

Som skytjenesteleverandør stiller 4human i sine programmer til disposisjon for våre kunder. Vi er i disse tilfellene databehandler og det vil da være den virksomheten som du er tilknyttet sin personvernerklæring som vil gjelde for deg. Vår kunde (den virksomheten du er tilknyttet) er behandlingsansvarlig og vi i 4human er en leverandør til den aktuelle virksomheten. Ønsker du mer informasjon om hvordan dine personopplysninger behandles i våre skytjenester må du ta kontakt med den som er ansvarlig for våre systemer i din virksomhet.

Dine rettigheter som registrert hos 4human

• du har alltid rett til å be om at gal informasjon om deg blir korrigert
• du har alltid rett til å be om innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg (gjelder jobbsøkere og tidligere ansatte). For alle andre registrerte kommer det frem i denne erklæringen hva vi har registret om deg
• du har alltid rett til å be om at opplysninger om deg slettes, men som denne erklæringen viser så kan vi ikke alltid etterkomme dette ønsket

Du som registrert kan utøve dine rettigheter som gjelder 4humans behandling av personopplysninger ved å sende en e-post til: post@4human.no . Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Har du spørsmål om personvernerklæringen eller dine rettigheter kan du også henvende deg direkte til personvernombudet vårt, Marit Buset, via e-post: personvernombud@4human.no

Hvordan du kommer i kontakt med oss angående at vi er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger

Dersom du mener vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven eller på en annen måte har krenket ditt personvern ber vi deg ta kontakt med oss på post@4human.no
Du har også rett til å sende inn klage direkte til Datatilsynet. Kontaktinformasjonen er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

Cookie (navn)

_hjIncludedInSample
Domene
4human.no
Standard utløpstid
Nettleserøkt
Formål
Forbedring av brukeropplevelse

Cookie (navn)

_ga
Domene
4human.no
Standard utløpstid
2 år
Formål
Forbedring av brukeropplevelse

4human er en ledende IT-leverandør som tilbyr HRM- og HMSK-systemer med tilhørende konsulenttjenester, og driftstjenester fra to datasentraler i Norge med tilhørende konsulenttjenester.

KONTAKT OSS

   post@4human.no
   33 39 80 00
   Stensarmen 16,
3112 Tønsberg
   Postboks 2205,
3103 Tønsberg